Bevor Sie beginnen
Talento macht aus Informationen, die häufig auf Tabellen, Dokumente und einzelne Entscheidungen verteilt sind, ein zusammenhängendes System. Sie können festlegen, wie Arbeit in Ihrer Organisation strukturiert ist, jeder Person einen Vertrag zuordnen, Gehaltsstrukturen mit Gültigkeitsdatum vorbereiten und jede Vergütungsanpassung in der Historie bewahren.
Es geht nicht nur darum, ein Gehalt zu speichern. Wenn Sie Stellen, Verträge und Gehaltstabellen miteinander verknüpfen, können Sie:
- einheitliche Kriterien auf Personen mit vergleichbaren Aufgaben anwenden;
- künftige Anpassungen vorbereiten, ohne die aktuelle Vergütung zu verändern;
- vor der Anwendung prüfen, wen eine neue Tabelle betrifft;
- nachvollziehen, woher jeder Betrag stammt und seit wann er gilt;
- Fehler bei Rechtseinheit, Währung, Arbeitszeit, Betriebszugehörigkeit oder Einstufung reduzieren;
- Kosten-, Stellenbewertungs- und Entgeltgleichheitsberichte mit besseren Daten versorgen.
Information
Diese Anleitung richtet sich an die Administration, Personalverantwortliche und Führungskräfte mit berechtigtem Zugriff. Mitarbeitende verwalten ihre Verträge oder Gehälter nicht über diesen Ablauf. Welche Personen eine Führungskraft sehen oder bearbeiten kann, hängt von ihren Berechtigungen und ihrem zugewiesenen Verantwortungsbereich ab.
Die Konfiguration finden Sie unter Vertragseinstellungen. Die sichtbaren Optionen hängen von den Modulen und Berechtigungen des Kontos ab.
Struktur vor dem Anlegen von Verträgen vorbereiten
Prüfen Sie vor dem Anlegen von Verträgen oder Tabellen diese Bestandteile:
- Rechtseinheiten. Jede Stelle, jedes Konzept und jede Gehaltstabelle muss der richtigen Einheit angehören.
- Vertragskategorien. Legen Sie die Vertragstypen fest, die die Administration auswählen kann.
- Vertragsendgründe. Pflegen Sie eine eindeutige Liste zur Klassifizierung von Beendigungen.
- Arbeitszeitarten. Definieren Sie Optionen wie Vollzeit, Teilzeit oder reduzierte Arbeitszeit.
- Berufsgruppen, -familien und -stufen. Schaffen Sie eine stabile Einstufung ohne Schreibvarianten und Dubletten.
- Gehaltskonzepte. Geben Sie den Vergütungsbestandteilen einheitliche Namen und Bedeutungen.
- Stellen. Verknüpfen Sie die Einstufung mit Aufgaben, Bewertung und Gehaltsreferenzen.
Kurze, beständige Codes vereinfachen Importe und Anpassungen. Verwenden Sie in der Bezeichnung einer dauerhaften Einstufung keine Jahreszahlen; Datumsangaben gehören in die Versionen einer Gehaltstabelle.
Stellenarchitektur gestalten
Legen Sie unter Stellen jede Stelle innerhalb ihrer Rechtseinheit an und füllen Sie nur die Einstufungen aus, die Ihre Organisation nutzt:
- Berufsgruppe, um Stellen in einem gemeinsamen beruflichen Rahmen zusammenzufassen;
- Berufsfamilie, um Tätigkeiten derselben Fachrichtung oder Funktion zu bündeln;
- Berufsstufe, um Entwicklung oder Verantwortungsumfang auszudrücken;
- Kompetenzkategorie, um Kompetenzanforderungen zu verknüpfen;
- Code und CNO, wenn Ihre Einstufungsmethode diese benötigt.
Ergänzen Sie Beschreibung, Aufgaben und Anforderungen so, dass die Stelle die Tätigkeit beschreibt und nicht die konkrete Person, die sie ausübt. Sie können auch erforderliche Weiterbildungen zuordnen. Talento nutzt diese Beziehung für den Weiterbildungsnachweis.
Bewerten Sie für die Stellenbewertung Ausbildung, Erfahrung, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Die Gewichtungen konfigurieren Sie unter Stellenbewertung; beim Speichern wird daraus eine Gesamtpunktzahl berechnet.
Sie können Mindest- und Höchstwert sowie eine Währung als Gehaltsreferenz der Stelle ergänzen. Dieses Band ist für Analysen und Orientierung nützlich, ersetzt aber nicht die versionierten Regeln einer Gehaltstabelle.
Tipp
Klassifizieren Sie eine Stelle nach Inhalt und Verantwortung. Legen Sie nicht allein deshalb zwei Stellen an, weil zwei Personen unterschiedlich verdienen. Bilden Sie die individuelle Situation über Verträge und Anpassungen ab.
Gehaltskonzepte konfigurieren
Definieren Sie unter Gehaltskonzepttypen die Bestandteile, die in Verträgen und Tabellen verwendet werden. Jedes Konzept gehört zu einer Rechtseinheit und kann Folgendes enthalten:
- Name und Code;
- Kategorie: Grundgehalt, persönlich, stellenbezogen, leistungsbezogen oder nicht gehaltswirksam;
- übliche Häufigkeit;
- Angabe, ob es steuerpflichtig ist.
Für Beträge in einer Tabelle können Sie die konkrete Periodizität festlegen, bestimmen, ob der Betrag nach Beschäftigungsgrad anteilig berechnet wird, und entscheiden, ob er in das Jahresbrutto einfließt. Nicht gehaltswirksame Konzepte bleiben bei der Berechnung des Tabellenbruttos unberücksichtigt.
Eine Stelle kann Standardkonzepte besitzen. Wenn Sie einen Vertrag mit dieser Stelle anlegen, kopiert Talento diese Konzepte für die Person. Ändern Sie die Stelle eines Vertrags, erzeugt Talento die Liste erneut anhand der Standardwerte der neuen Stelle.
Hinweis
Prüfen Sie vor einem Stellenwechsel im Vertrag die individuell angepassten Konzepte. Der Wechsel ersetzt die Liste durch die Standardkonzepte der neuen Stelle.
Vertrag einer Person anlegen und pflegen
Öffnen Sie unter Mitarbeitende die Akte und wechseln Sie zu Vertrag. Füllen Sie beim Anlegen eines Vertrags Folgendes aus:
- Vertragskategorie und Arbeitszeitart;
- Startdatum;
- Stelle;
- jährliche Urlaubstage;
- Währung und anfängliches Jahresbruttogehalt;
- Beschäftigungsgrad in Prozent;
- Enddatum und Beendigungsgrund, falls bereits bekannt.
Das beim Anlegen eingegebene Gehalt erzeugt die erste Vergütungsanpassung. Danach ändern Sie das Gehalt nicht mehr durch Bearbeiten der allgemeinen Vertragsdaten, sondern erfassen eine neue manuelle Anpassung oder wenden eine Gehaltstabellenversion an.
Der Beschäftigungsgrad wird auch in jeder Anpassung bewahrt. Regeln, die als anteilig gekennzeichnet sind, passen ihre Beträge beim Vergleich einer Tabelle an diesen Prozentsatz an.
Pflegen Sie Datumsangaben besonders sorgfältig. Ein Enddatum erfordert einen Beendigungsgrund; Änderungen an Start oder Ende können die Urlaubsberechnung beeinflussen. Wenn Sie die Erstellung eines Austritts aktivieren, versucht Talento, den passenden Offboarding-Prozess zu erzeugen.
Löschen Sie Verträge nicht, um aktuelle Bedingungen zu korrigieren. Der aktive Vertrag ist geschützt und die Historie bewahrt die Kontinuität des Beschäftigungsverhältnisses. Korrigieren Sie bearbeitbare Angaben oder legen Sie einen neuen Vertrag an, wenn dies dem tatsächlichen Sachverhalt entspricht.
Ergebnis
Das Ergebnis sehen Sie auf der Konfigurationsseite, in der Liste oder an dem Status, der in den vorherigen Schritten beschrieben ist.
Häufige Probleme
Wenn eine Option fehlt, prüfen Sie das aktive Modul, die konkrete Berechtigung und den Verantwortungsbereich des Datensatzes. Ist alles korrekt konfiguriert und das Problem besteht fort, notieren Sie die angezeigte Meldung und wenden Sie sich an den Support.