Avant de commencer
Vous avez besoin d’un cours publié avec thèmes et leçons. Tant que vous n’avez pas publié l’événement, le cours n’apparaît pas dans Ma formation. L’événement définit comment et pour qui le cours est proposé. Un Événement planifié précise aussi quand, où et avec quelle capacité il se déroule ; un événement Disponible à tout moment n’utilise pas ces données. Un statut d’inscription ne prouve pas le résultat.
Consulter la liste des événements
- Ouvrez Événements de formation.
- L’annuaire filtre par Année et, à l’ouverture, affiche l’année en cours.
- Vous pouvez aussi filtrer par nom d’événement ou de cours et par statut : Brouillon, Publié ou Annulé.
- Si la liste est vide, essayez une autre Année avant de conclure qu’il n’y a pas d’événements.
Les événements Disponible à tout moment n’ont pas de dates, ils apparaissent donc toutes les années.
Cet annuaire sert à gérer les événements existants. Pour en créer un, ouvrez le cours dans le catalogue.
Créer et publier un événement
- Ouvrez un cours publié dans Catalogue de cours.
- Sélectionnez Créer un événement.
- Choisissez Événement planifié.
- Dans Détails de l’événement, indiquez le nom, les heures et la description.
- Dans Quand et où, renseignez le lieu, les dates de début et de fin, et si la participation est en ligne, en présentiel ou les deux.
- Dans Inscription, réglez le caractère obligatoire, la capacité, l’entité si besoin, et l’inscription ouverte ou fermée.
- Définissez Qui peut participer ?.
- Dans Enquête finale, choisissez l’évaluation si nécessaire.
- Publiez.
Les dates doivent être futures et cohérentes, le contenu valide et le public doit avoir une règle inclusive. La publication informe le public et peut inscrire automatiquement une audience obligatoire.
Rendre un événement disponible à tout moment
Sur la page du cours publié, sélectionnez Créer un événement, puis Disponible à tout moment. Configurez le public inclusif, le caractère obligatoire, les heures estimées, les consignes et les enquêtes, puis publiez l’événement. Ce type d’événement est en ligne, ouvert et sans limite ; il n’a ni dates, lieu, entité, capacité, liste d’attente, réservation de calendrier ni rappel du prochain événement. Quand et où et les règles de capacité de Inscription ne s’appliquent pas.
Tant que l’événement reste un brouillon, vous pouvez passer de Événement planifié à Disponible à tout moment. Le passage à disponible à tout moment efface dates, lieu, entité, capacité et règles d’inscription incompatibles, puis confirme les inscriptions actives en liste d’attente. Les inscriptions confirmées, retirées, annulées ou supprimées, ainsi que les résultats et fins de formation, sont conservés sans envoyer d’avis avant la publication. Le retour à un événement planifié exige une date de début, et la capacité ne peut pas être inférieure au nombre d’inscriptions confirmées. Si la validation échoue, aucune donnée de l’événement ou de ses inscriptions n’est modifiée.
Après la publication ou l’annulation de l’événement, son type est en lecture seule. Chaque version du cours ne peut avoir qu’un événement disponible à tout moment, même si cet événement est annulé. S’il en existe déjà un, l’option est désactivée et renvoie vers l’événement existant.
La publication d’un événement obligatoire disponible à tout moment inscrit immédiatement le public visible. Talento rapproche aussi les personnes éligibles chaque nuit et à chaque changement de visibilité. L’annulation est définitive pour cette version : l’accès est bloqué, les inscriptions incomplètes sont annulées et notifiées, et l’historique des réussites est conservé. Publiez une nouvelle version du cours pour rétablir la disponibilité.
Gérer les inscriptions et les places
- Ouvrez les participants.
- Consultez Confirmée et Liste d'attente.
- Modifiez individuellement ou en lot sans dépasser la capacité.
Dans un événement planifié avec inscription ouverte, les places libres confirment les inscriptions et le plus ancien de la liste remonte après un retrait. Avec l’inscription fermée, la confirmation est manuelle. Les événements disponibles à tout moment sont ouverts et sans limite ; les inscriptions sont donc confirmées sans liste d’attente ni réservation de calendrier. Seules les personnes confirmées peuvent ouvrir le contenu.
Enregistrer les résultats
- Sélectionnez les participants.
- Enregistrez le résultat adapté.
- Utilisez Présent ou Approuvé seulement si la formation est attestée.
- Vérifiez les fins créées.
Seuls ces deux résultats créent historique et reconnaissances. Une opération en lot échoue entièrement si une transition est invalide.
Annuler un événement
- Vérifiez participants, calendriers et messages concernés.
- Annulez et contrôlez les inscriptions en attente.
Attention
L’annulation ferme les inscriptions et le contenu, annule les participants dont le résultat est en attente et avertit les personnes concernées. L’historique Présent ou Approuvé reste disponible.
Problèmes fréquents
- La publication échoue : vérifiez dates, contenu et public inclusif.
- La liste paraît vide : changez le filtre Année ; les événements Disponible à tout moment apparaissent toutes les années.
- Disponible à tout moment ne peut pas être sélectionné : cette version du cours possède déjà un événement de ce type ; utilisez le lien vers l’événement existant, même s’il est annulé.
- Le retour à Événement planifié échoue : ajoutez une date de début et vérifiez que la capacité couvre toutes les inscriptions confirmées.
- Une place libérée ne fait remonter personne : l’inscription fermée est manuelle.
- Le contenu est inaccessible : la personne doit être confirmée.
- Une opération en lot échoue : corrigez la transition invalide.