Bevor Sie beginnen
Unter Projekte wird die gemeinsame Arbeit auf einem Board gebündelt. Jedes Projekt kann Termine, Stunden- und Kostenlimits, Arbeitslisten und zugewiesene Aufgaben enthalten. In einer Aufgabe können Sie den Fortschritt aktualisieren, sich mit anderen abstimmen, Arbeitsschritte aufteilen und Zeiten oder Ausgaben erfassen.
Die Startseite fasst angeheftete Projekte, die Anzahl offener Aufgaben sowie die jeweils nächste Aufgabe oder Aktion zusammen. So beginnen Sie mit dem unmittelbar anstehenden Punkt, ohne jedes Board einzeln zu öffnen.
Information
Sie sehen nur Projekte, auf die Sie Zugriff haben. Ob diese Funktion verfügbar ist und ob Sie Inhalte erstellen oder bearbeiten dürfen, hängt vom gebuchten Paket, Ihren Berechtigungen und der vom Unternehmen festgelegten Sichtbarkeit ab.
Meine Projekte finden
- Öffnen Sie Projekte.
- Prüfen Sie Status, Termine und Fortschrittswert jedes Projekts.
- Sehen Sie sich die nächste Aufgabe und die nächste offene Aktion an.
- Heften Sie häufig genutzte Projekte an, damit sie oben angezeigt werden.
- Öffnen Sie ein Projekt, um zu seinem Board zu gelangen.
Standardmäßig werden nicht archivierte Projekte angezeigt. Nutzen Sie die Filter für Name oder Status, wenn Sie ein früheres Projekt wiederfinden möchten.
An einer Aufgabe arbeiten
Öffnen Sie eine Aufgabe auf dem Board, um folgende Angaben einzusehen:
- Kategorie und Beschreibung;
- Termine und Fortschrittswert;
- zugewiesene Personen;
- erfasste Stunden und Ausgaben;
- Kommentare und freigegebene Dateien.
Halten Sie Entscheidungen und Kontext, die für das Team erhalten bleiben sollen, in den Kommentaren fest. Wenn eine Aufgabe in kleinere Schritte unterteilt werden muss, öffnen Sie Aktionen und erstellen Sie Listen mit eigenen Einträgen und Terminen.
Tipp
Verwenden Sie die Beschreibung als dauerhafte Referenz und die Kommentare für Neuigkeiten. So können neu hinzukommende Personen die Aufgabe verstehen, ohne die gesamte Unterhaltung rekonstruieren zu müssen.
Den Fortschritt aktualisieren
Wählen Sie im Aufgabenmenü Fortschritt aktualisieren. Geben Sie den erreichten Prozentwert ein und fügen Sie eine Erläuterung oder Datei hinzu, wenn dies die Änderung nachvollziehbarer macht.
Der Projektfortschritt berechnet sich aus dem Durchschnitt der aktiven Aufgaben. Wenn Sie eine Aufgabe aktualisieren, passt Talento die Projektübersicht automatisch an. Wird eine Aufgabe in eine Liste verschoben, die Aufgaben als abgeschlossen markiert, erhält sie automatisch 100 %.
Verwenden Sie 100 % nur, wenn das Ergebnis tatsächlich fertiggestellt ist. Steht noch eine Prüfung oder Übergabe aus, geben Sie den realen Fortschritt an und beschreiben Sie den nächsten Schritt.
Aktionen, Zeiten und Ausgaben erfassen
Jede Aufgabe besitzt eigene Registerkarten:
- Aktionen für Listen und kleinere Arbeitsschritte;
- Aktivität für die Erfassung der aufgewendeten Zeit;
- Ausgaben für Kosten und Belege, die der Aufgabe zugeordnet werden.
Aktivitäts- und Ausgabeneinträge fließen in die Summen der Aufgabe und des Projekts ein. Wählen Sie Person, Datum und Betrag stets korrekt, damit Beiträge verschiedener Beteiligter nicht vermischt werden.
Die vollständigen Regeln für diese Einträge finden Sie in den Anleitungen zur Zeiterfassung und zu den Ausgaben.
Ergebnis
Das Ergebnis sehen Sie in Ihrem persönlichen Bereich oder an dem Status, der in den vorherigen Schritten beschrieben ist.
Häufige Probleme
Wenn eine Option fehlt, kann das an Ihren Berechtigungen, den aktiven Modulen oder den Unternehmenseinstellungen liegen. Bitten Sie die Administration, diesen Zugriff zu prüfen. Sie müssen die Aufgabe nicht wiederholen oder eine unpassende Alternative wählen.