Avant de commencer
Projets réunit le travail partagé dans un tableau. Chaque projet peut comporter des dates, des plafonds d’heures et de coût, des listes de travail et des tâches attribuées. Dans une tâche, vous pouvez mettre à jour l’avancement, échanger, décomposer le travail en actions et enregistrer du temps ou des dépenses.
La page principale résume les projets épinglés, le nombre de tâches en attente et la prochaine tâche ou action. Vous pouvez ainsi commencer par l’échéance la plus proche sans ouvrir tous les tableaux.
Information
Vous voyez uniquement les projets auxquels vous avez accès. La disponibilité de cette fonctionnalité ainsi que les actions de création ou de modification dépendent de l’abonnement, de vos permissions et de la visibilité définie par l’entreprise.
Retrouver mes projets
- Ouvrez Projets.
- Vérifiez l’état, les dates et le pourcentage de chaque projet.
- Consultez la prochaine tâche et la prochaine action en attente.
- Épinglez les projets que vous utilisez souvent afin de les conserver en haut de la page.
- Ouvrez le projet pour accéder à son tableau.
Par défaut, les projets non archivés sont affichés. Utilisez les filtres pour effectuer une recherche par nom ou par état lorsque vous devez retrouver un ancien projet.
Travailler sur une tâche
Dans le tableau, ouvrez une tâche pour consulter :
- la catégorie et la description ;
- les dates et le pourcentage d’avancement ;
- les personnes affectées ;
- les heures et les dépenses enregistrées ;
- les commentaires et les fichiers partagés.
Utilisez les commentaires pour les décisions et le contexte que l’équipe doit conserver. Si une tâche nécessite des étapes plus petites, ouvrez Actions et créez des listes avec leurs propres éléments et dates.
Conseil
Conservez la description comme référence stable et utilisez les commentaires pour les nouveautés. Une personne qui rejoint le projet pourra ainsi comprendre la tâche sans devoir reconstituer toute la conversation.
Mettre à jour l’avancement
Dans le menu de la tâche, sélectionnez Mettre à jour l’avancement. Indiquez le pourcentage atteint et ajoutez une explication ou un fichier si cela facilite la compréhension du changement.
L’avancement du projet correspond à la moyenne de ses tâches actives. Lorsque vous mettez une tâche à jour, le résumé du projet s’ajuste automatiquement. Une liste configurée pour terminer les tâches attribue un avancement de 100 % lorsque vous y déplacez une tâche.
Utilisez 100 % uniquement lorsque le résultat est réellement terminé. S’il reste une validation ou une livraison, indiquez l’avancement réel et expliquez la prochaine étape.
Enregistrer des actions, du temps et des dépenses
Chaque tâche dispose d’onglets dédiés :
- Actions pour les listes et les étapes plus petites ;
- Activité pour enregistrer le temps passé ;
- Notes de frais pour rattacher des coûts et des justificatifs à la tâche.
Les enregistrements d’activité et les dépenses alimentent les totaux de la tâche et du projet. Sélectionnez toujours la bonne personne, la bonne date et le bon montant afin de ne pas mélanger le travail de différents participants dans le suivi.
Consultez les guides Suivi du temps et Notes de frais pour connaître l’ensemble des règles de chaque enregistrement.
Résultat
Vous pourrez vérifier le résultat dans votre espace personnel ou à l’aide de l’état indiqué dans les étapes précédentes.
Problèmes fréquents
Si une option n’apparaît pas, cela peut dépendre de vos autorisations, des fonctionnalités actives ou de la configuration de l’entreprise. Demandez à l’équipe d’administration de vérifier votre accès ; vous n’avez pas besoin de recommencer la tâche ni de choisir une solution qui ne correspond pas à votre situation.