Avant de commencer
Projets réunit le travail partagé dans un tableau. Chaque projet peut comporter des dates, des plafonds d’heures et de coût, des listes de travail et des tâches attribuées. Dans une tâche, vous pouvez mettre à jour l’avancement, échanger, décomposer le travail en actions et enregistrer du temps ou des dépenses.
La page principale résume les projets épinglés, le nombre de tâches en attente et la prochaine tâche ou action. Vous pouvez ainsi commencer par l’échéance la plus proche sans ouvrir tous les tableaux.
Information
Vous voyez uniquement les projets auxquels vous avez accès. La disponibilité de cette fonctionnalité ainsi que les actions de création ou de modification dépendent de l’abonnement, de vos permissions et de la visibilité définie par l’entreprise.
Créer un projet
- Ouvrez Projets.
- Sélectionnez Nouveau projet.
- Saisissez un nom et une description qui précisent le résultat attendu.
- Définissez les dates de début et de fin, si elles sont connues.
- Ajoutez des plafonds d’heures et de coût si vous souhaitez les comparer à la consommation réelle.
- Choisissez l’état et ajoutez des étiquettes utiles pour retrouver le projet.
- Enregistrez le projet.
Les dates des tâches doivent être comprises dans celles du projet. Si vous ne connaissez pas encore la date de fin, vous pouvez la laisser vide et la renseigner ultérieurement.
Organiser le tableau et attribuer les tâches
Commencez par créer des listes qui représentent des étapes claires, par exemple À faire, En cours et Terminé. Dans chaque liste :
- sélectionnez Ajouter une tâche ;
- renseignez le nom, la catégorie, les dates et la description ;
- définissez des plafonds d’heures ou de coût si vous devez les contrôler ;
- attribuez une personne principale ;
- ouvrez la tâche pour ajouter d’autres participants.
Vous pouvez classer les listes et les tâches par glisser-déposer. Si une liste correspond à du travail terminé, configurez-la afin que les tâches soient automatiquement marquées comme terminées. Vous pouvez également suspendre une liste ; ses tâches cessent alors d’être comptées comme actives dans l’avancement.
Attention
Déplacer une tâche dans une liste qui la termine automatiquement fait passer son avancement à 100 %. Vérifiez la configuration de la liste avant de réorganiser un grand nombre de tâches.
Maîtriser les dates, les heures et les coûts
Le résumé du projet affiche l’avancement, l’échéance et les données d’exécution disponibles. Ouvrez les tâches pour comparer leurs heures et leurs dépenses aux plafonds définis.
Vérifiez régulièrement :
- les tâches en retard dont l’avancement reste inférieur à 100 % ;
- les prochaines actions sans personne responsable ou sans date ;
- les heures consommées par rapport au plafond prévu ;
- les dépenses cumulées par rapport au budget ;
- les projets qui devraient déjà être archivés.
L’archivage retire le projet de la vue habituelle tout en conservant son contenu. Utilisez-le lorsque le travail ne nécessite plus de suivi actif.
Résultat
Vous pourrez vérifier le résultat dans la vue de l’équipe ou à l’aide de l’état indiqué dans les étapes précédentes.
Problèmes fréquents
Si une option n’apparaît pas, cela peut dépendre de vos autorisations, des fonctionnalités actives ou de la configuration de l’entreprise. Demandez à l’équipe d’administration de vérifier votre accès ; vous n’avez pas besoin de recommencer la tâche ni de choisir une solution qui ne correspond pas à votre situation.