Bevor Sie beginnen
Unter Projekte wird die gemeinsame Arbeit auf einem Board gebündelt. Jedes Projekt kann Termine, Stunden- und Kostenlimits, Arbeitslisten und zugewiesene Aufgaben enthalten. In einer Aufgabe können Sie den Fortschritt aktualisieren, sich mit anderen abstimmen, Arbeitsschritte aufteilen und Zeiten oder Ausgaben erfassen.
Die Startseite fasst angeheftete Projekte, die Anzahl offener Aufgaben sowie die jeweils nächste Aufgabe oder Aktion zusammen. So beginnen Sie mit dem unmittelbar anstehenden Punkt, ohne jedes Board einzeln zu öffnen.
Information
Sie sehen nur Projekte, auf die Sie Zugriff haben. Ob diese Funktion verfügbar ist und ob Sie Inhalte erstellen oder bearbeiten dürfen, hängt vom gebuchten Paket, Ihren Berechtigungen und der vom Unternehmen festgelegten Sichtbarkeit ab.
Ein Projekt erstellen
- Öffnen Sie Projekte.
- Wählen Sie Neues Projekt.
- Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein, die das erwartete Ergebnis verdeutlichen.
- Legen Sie Start- und Enddatum fest, sofern diese bekannt sind.
- Hinterlegen Sie Stunden- und Kostenlimits, wenn Sie diese mit dem tatsächlichen Verbrauch vergleichen möchten.
- Wählen Sie den Status und ergänzen Sie hilfreiche Schlagwörter.
- Speichern Sie das Projekt.
Die Termine der Aufgaben müssen innerhalb des Projektzeitraums liegen. Wenn das Enddatum noch nicht feststeht, können Sie es zunächst offenlassen und später ergänzen.
Das Board organisieren und Aufgaben zuweisen
Erstellen Sie zunächst Listen für eindeutige Phasen, beispielsweise Offen, In Arbeit und Abgeschlossen. Gehen Sie in jeder Liste wie folgt vor:
- Wählen Sie Aufgabe hinzufügen.
- Geben Sie Name, Kategorie, Termine und Beschreibung an.
- Definieren Sie Stunden- oder Kostenlimits, wenn Sie diese überwachen möchten.
- Weisen Sie eine hauptverantwortliche Person zu.
- Öffnen Sie die Aufgabe, um weitere Beteiligte hinzuzufügen.
Sie können Listen und Aufgaben per Drag-and-drop sortieren. Wenn eine Liste erledigte Arbeit abbildet, konfigurieren Sie sie so, dass Aufgaben automatisch als abgeschlossen markiert werden. Sie können eine Liste auch pausieren; ihre Aufgaben fließen dann nicht mehr als aktive Arbeit in den Fortschritt ein.
Hinweis
Das Verschieben einer Aufgabe in eine Liste mit automatischem Abschluss setzt ihren Fortschritt auf 100 %. Prüfen Sie die Listeneinstellung, bevor Sie viele Aufgaben neu anordnen.
Termine, Stunden und Kosten steuern
Die Projektübersicht zeigt Fortschritt, Fälligkeit und die verfügbaren Ausführungsdaten. Öffnen Sie die Aufgaben, um erfasste Stunden und Ausgaben mit den festgelegten Limits zu vergleichen.
Prüfen Sie regelmäßig:
- überfällige Aufgaben, deren Fortschritt unter 100 % liegt;
- anstehende Aktionen ohne verantwortliche Person oder Termin;
- verbrauchte Stunden im Vergleich zum vorgesehenen Maximum;
- aufgelaufene Ausgaben im Vergleich zum Budget;
- Projekte, die bereits archiviert werden sollten.
Durch das Archivieren verschwindet ein Projekt aus der regulären Ansicht, seine Inhalte bleiben jedoch erhalten. Archivieren Sie es, sobald keine aktive Nachverfolgung mehr erforderlich ist.
Ergebnis
Das Ergebnis sehen Sie in der Teamansicht oder an dem Status, der in den vorherigen Schritten beschrieben ist.
Häufige Probleme
Wenn eine Option fehlt, kann das an Ihren Berechtigungen, den aktiven Modulen oder den Unternehmenseinstellungen liegen. Bitten Sie die Administration, diesen Zugriff zu prüfen. Sie müssen die Aufgabe nicht wiederholen oder eine unpassende Alternative wählen.