Opret og organisér projekter

Før du går i gang

Projekter samler det fælles arbejde på en tavle. Et projekt kan have datoer, grænser for timer og omkostninger, arbejdslister og tildelte opgaver. På en opgave kan du opdatere fremdriften, føre en dialog, opdele arbejdet i handlinger og registrere tid eller udgifter.

Forsiden viser fastgjorte projekter, antallet af åbne opgaver og den næste opgave eller handling. Dermed kan du begynde med det mest aktuelle uden at åbne alle tavler.

iInformation

Du kan kun se de projekter, du har adgang til. Funktionens tilgængelighed og muligheden for at oprette eller redigere afhænger af abonnementet, dine rettigheder og virksomhedens synlighedsopsætning.

Opret et projekt

1. Åbn Projekter.
2. Vælg Nyt projekt.
3. Skriv et navn og en beskrivelse, der forklarer det forventede resultat.
4. Angiv start- og slutdato, hvis de er kendt.
5. Tilføj grænser for timer og omkostninger, når du vil sammenligne dem med det faktiske forbrug.
6. Vælg status, og tilføj relevante etiketter, så projektet er nemt at finde.
7. Gem projektet.

Opgavernes datoer skal ligge inden for projektets periode. Hvis slutdatoen endnu ikke er kendt, kan du lade den stå åben og udfylde den senere.

Organisér tavlen og tildel opgaver

Opret først lister, der beskriver tydelige trin, for eksempel Afventer, I gang og Afsluttet. I hver liste:

1. Vælg Tilføj opgave.
2. Angiv navn, kategori, datoer og beskrivelse.
3. Angiv grænser for timer eller omkostninger, hvis de skal følges.
4. Tildel en primær ansvarlig.
5. Åbn opgaven for at tilføje flere deltagere.

Du kan sortere lister og opgaver med træk og slip. Hvis en liste indeholder afsluttet arbejde, kan den indstilles til automatisk at markere opgaverne som færdige. En liste kan også sættes på pause; dens opgaver tæller derefter ikke som aktive i fremdriften.

!Bemærk

Når en opgave flyttes til en liste, der automatisk afslutter opgaver, ændres fremdriften til 100 %. Kontrollér listens opsætning, før du flytter mange opgaver.

Styr datoer, timer og omkostninger

Projektoversigten viser fremdrift, frister og de tilgængelige oplysninger om udførelsen. Åbn opgaverne for at sammenligne registrerede timer og udgifter med de fastsatte grænser.

Gennemgå jævnligt:

• forfaldne opgaver, der stadig er under 100 %;
• kommende handlinger uden ansvarlig eller dato;
• registrerede timer i forhold til det forventede maksimum;
• samlede udgifter i forhold til budgettet;
• projekter, der burde arkiveres.

Arkivering fjerner projektet fra den normale visning, men bevarer indholdet. Arkivér, når arbejdet ikke længere kræver aktiv opfølgning.

Resultat

Resultatet fremgår af teamvisningen eller den status, som trinnene ovenfor beskriver.

Almindelige problemer

Mangler en funktion, kan det skyldes dine rettigheder, de aktive moduler eller virksomhedens opsætning. Bed administrationen kontrollere adgangen. Gentag ikke handlingen, og vælg ikke en løsning, der ikke passer til situationen.