Bevor Sie beginnen
Talento verwendet Berechtigungsgruppen, um festzulegen, wer eine Funktion aufrufen kann, welche Aktionen dort erlaubt sind und für welche Personen diese Rechte gelten. Eine Gruppe kann beispielsweise Teamleitungen, die Personalabteilung, die Finanzabteilung oder das Recruiting abbilden.
Die Konfiguration umfasst drei Schritte:
- Was darf die Gruppe tun? Legen Sie die Berechtigungsstufe für jede Funktion fest.
- Für wen gilt die Zuständigkeit? Definieren Sie den Personenkreis, den die Gruppe einsehen oder verwalten darf.
- Wer erhält den Zugriff? Weisen Sie die Gruppe Personen, Teams, Standorten, Gesellschaften oder Rollen zu und legen Sie bei Bedarf einen Gültigkeitszeitraum fest.
Information
Eine Führungsrolle und die Zuweisung einer Berechtigungsgruppe hängen zusammen, sind aber nicht dasselbe. Die Rolle beschreibt die grundsätzliche Position einer Person; die Gruppe konkretisiert den Zugriff, den Talento tatsächlich gewährt.
Die vier Berechtigungsstufen verstehen
Für jede Funktion kann eine der folgenden Stufen gelten:
- Kein Zugriff: Die Person kann die Funktion nicht nutzen.
- Lesen: Sie kann für sie freigegebene Inhalte ansehen, aber weder erstellen noch bearbeiten.
- Erstellen: Sie kann Inhalte erstellen und die eigenen bearbeiten.
- Verwalten: Sie kann mit den eigenen Inhalten sowie mit denen der Personen arbeiten, die zum Zuständigkeitsbereich der Gruppe gehören.
Die genaue Bezeichnung einzelner Funktionen hängt von den aktiven Modulen des Unternehmens ab. Gewähren Sie stets nur die niedrigste Berechtigungsstufe, mit der die tatsächliche Aufgabe erledigt werden kann.
Berechtigung, Zuständigkeitsbereich und Sichtbarkeit unterscheiden
Wenn eine Person etwas nicht sehen oder bearbeiten kann, prüfen Sie diese Ebenen getrennt:
- Funktionsberechtigung: Sie erlaubt das Aufrufen der Funktion und das Ausführen einer Aktion.
- Zuständigkeitsbereich der Gruppe: Er bestimmt, für welche Personen jemand mit Verwaltungsrechten handeln darf.
- Sichtbarkeit des Datensatzes: Manche Dokumente, Projekte oder andere Inhalte besitzen eine eigene Empfängerliste.
Die Sichtbarkeit eines Datensatzes gewährt für sich allein keinen Zugriff auf das Modul. Ebenso bedeutet das Öffnen einer Funktion nicht, dass alle enthaltenen Datensätze sichtbar sind.
Tipp
Stellen Sie bei der Diagnose eines Zugriffs drei Fragen: „Kann die Person die Funktion öffnen?“, „Welche Aktion möchte sie ausführen?“ und „Welche Person oder welcher Datensatz ist betroffen?“
Ergebnis
Das Ergebnis sehen Sie in der Teamansicht oder an dem Status, der in den vorherigen Schritten beschrieben ist.
Häufige Probleme
Wenn eine Option fehlt, kann das an Ihren Berechtigungen, den aktiven Modulen oder den Unternehmenseinstellungen liegen. Bitten Sie die Administration, diesen Zugriff zu prüfen. Sie müssen die Aufgabe nicht wiederholen oder eine unpassende Alternative wählen.