Avant de commencer
Talento utilise des groupes de permissions pour déterminer qui peut accéder à une fonctionnalité, quelles actions sont autorisées et sur quelles personnes elles peuvent être réalisées. Un groupe peut, par exemple, représenter les responsables d’équipe, les RH, la finance ou le recrutement.
La configuration s’effectue en trois étapes :
- Ce que le groupe peut faire : niveau de permission pour chaque fonctionnalité.
- Les personnes sur lesquelles il peut agir : périmètre des collaborateurs qu’il pourra consulter ou gérer.
- Les destinataires de l’accès : personnes, équipes, bureaux, entités ou rôles auxquels le groupe est attribué, ainsi que les dates d’application.
Information
Avoir un rôle de responsable et recevoir un groupe de permissions sont deux notions liées, mais distinctes. Le rôle décrit la position générale de la personne ; le groupe précise l’accès que Talento lui applique.
Comprendre les quatre niveaux de permission
Chaque fonctionnalité peut utiliser l’un de ces niveaux :
- Aucun accès : la personne ne peut pas utiliser la fonctionnalité.
- Lecture : elle peut consulter les contenus partagés avec elle, mais ne peut ni les créer ni les modifier.
- Créer : elle peut créer des contenus et modifier les siens.
- Gérer : elle peut intervenir sur ses contenus et sur ceux des personnes comprises dans le périmètre du groupe.
Le nom exact de certaines fonctionnalités dépend de celles qui sont actives dans l’entreprise. Accordez le niveau minimal permettant d’effectuer le travail réel.
Distinguer permission, périmètre et visibilité
Lorsqu’une personne ne peut pas consulter ou modifier un élément, vérifiez séparément les couches suivantes :
- Permission de la fonctionnalité : permet d’y accéder et d’effectuer une action.
- Périmètre du groupe : détermine sur quelles personnes un titulaire de la permission de gestion peut agir.
- Visibilité de l’enregistrement : certains documents, projets ou autres contenus disposent de leur propre liste de destinataires.
La visibilité d’un enregistrement ne donne pas à elle seule accès à la fonctionnalité. De même, pouvoir ouvrir une fonctionnalité ne signifie pas pouvoir consulter tous ses enregistrements.
Conseil
Pour diagnostiquer un accès, posez trois questions : « la personne peut-elle accéder à la fonctionnalité ? », « quelle action cherche-t-elle à réaliser ? » et « sur quelle personne ou quel enregistrement ? ».
Résultat
Vous pourrez vérifier le résultat dans la vue de l’équipe ou à l’aide de l’état indiqué dans les étapes précédentes.
Problèmes fréquents
Si une option n’apparaît pas, cela peut dépendre de vos autorisations, des fonctionnalités actives ou de la configuration de l’entreprise. Demandez à l’équipe d’administration de vérifier votre accès ; vous n’avez pas besoin de recommencer la tâche ni de choisir une solution qui ne correspond pas à votre situation.