Bevor Sie beginnen
Talento verwendet Berechtigungsgruppen, um festzulegen, wer eine Funktion aufrufen kann, welche Aktionen dort erlaubt sind und für welche Personen diese Rechte gelten. Eine Gruppe kann beispielsweise Teamleitungen, die Personalabteilung, die Finanzabteilung oder das Recruiting abbilden.
Die Konfiguration umfasst drei Schritte:
- Was darf die Gruppe tun? Legen Sie die Berechtigungsstufe für jede Funktion fest.
- Für wen gilt die Zuständigkeit? Definieren Sie den Personenkreis, den die Gruppe einsehen oder verwalten darf.
- Wer erhält den Zugriff? Weisen Sie die Gruppe Personen, Teams, Standorten, Gesellschaften oder Rollen zu und legen Sie bei Bedarf einen Gültigkeitszeitraum fest.
Information
Eine Führungsrolle und die Zuweisung einer Berechtigungsgruppe hängen zusammen, sind aber nicht dasselbe. Die Rolle beschreibt die grundsätzliche Position einer Person; die Gruppe konkretisiert den Zugriff, den Talento tatsächlich gewährt.
Die Gruppe Personen zuweisen
Gehen Sie im dritten Schritt der Gruppe wie folgt vor:
- Erstellen Sie eine Zugriffszuweisung.
- Geben Sie das Startdatum und bei einem befristeten Zugriff auch das Enddatum an.
- Wählen Sie die empfangenden Personen direkt oder über Gesellschaft, Standort, Team oder Rolle aus.
- Speichern Sie und prüfen Sie, welche Personen tatsächlich eingeschlossen sind.
Eine Zuweisung ohne Enddatum bleibt aktiv, solange ihre Kriterien erfüllt sind. Verwenden Sie Befristungen für Vertretungen, zeitlich begrenzte Projekte oder Verantwortlichkeiten mit bekanntem Ende.
Welche Gruppen eine Person erhält, sehen Sie außerdem auf der Registerkarte Berechtigungen ihrer Akte unter Personen.
Einen Zugriff überprüfen und entziehen
Prüfen Sie Zugriffe regelmäßig und immer dann, wenn jemand die Position, das Team oder den Standort wechselt:
- Öffnen Sie die Gruppe unter Berechtigungsgruppen.
- Prüfen Sie Berechtigungsstufen, Zuständigkeitsbereich und Zuweisungen.
- Suchen Sie nach befristeten Zugriffen, die bereits hätten enden sollen.
- Passen Sie nicht mehr passende Zuweisungen an oder entfernen Sie sie.
- Validieren Sie das Ergebnis mit einer Testperson, die den tatsächlichen Anwendungsfall abbildet.
Talento verhindert das Löschen einer Gruppe, solange sie noch zugewiesen ist. Entfernen Sie zuerst alle Zuweisungen und stellen Sie sicher, dass kein Prozess mehr von der Gruppe abhängt.
Wichtig
Eine Änderung an einer team-, standort- oder rollenbasierten Zuweisung kann mehrere Personen gleichzeitig betreffen. Prüfen Sie die Empfängerliste vor und nach der Änderung.
Zugriffsprobleme beheben
Wenn jemand eine Aufgabe nicht erledigen kann:
- Prüfen Sie, ob das benötigte Modul für das Unternehmen aktiv ist.
- Vergewissern Sie sich, dass die Person am heutigen Datum die richtige Gruppe erhält.
- Prüfen Sie die Berechtigungsstufe der Funktion.
- Kontrollieren Sie den Zuständigkeitsbereich für die betroffene Person.
- Prüfen Sie gegebenenfalls die eigene Sichtbarkeit des Datensatzes.
- Bitten Sie die Person, die Seite neu zu laden und es erneut zu versuchen.
Gehen Sie bei zu weitreichendem Zugriff dieselben Punkte durch und beginnen Sie mit Zuweisung und Zuständigkeitsbereich. Fügen Sie nicht probeweise eine weitere Gruppe hinzu, bevor Sie die bestehende Kombination verstanden haben: Berechtigungen aus mehreren Gruppen können sich addieren.
Ergebnis
Das Ergebnis sehen Sie auf der Konfigurationsseite, in der Liste oder an dem Status, der in den vorherigen Schritten beschrieben ist.
Häufige Probleme
Wenn eine Option fehlt, prüfen Sie das aktive Modul, die konkrete Berechtigung und den Geltungsbereich des Datensatzes. Ist alles korrekt konfiguriert und das Problem besteht fort, notieren Sie die angezeigte Meldung und wenden Sie sich an den Support.