Bevor Sie beginnen
Definieren Sie eine Einordnung, die beim Suchen nach echten Dateien hilft. Eine Kategorie ordnet Dokumente, ändert aber nicht, wer sie sehen darf.
Dokumentkategorien erstellen und pflegen
- Öffnen Sie Dokumentkategorien.
- Wählen Sie Neue Kategorie hinzufügen.
- Geben Sie einen kurzen, wiedererkennbaren Namen ein.
- Ergänzen Sie eine Beschreibung, die erklärt, wann die Kategorie verwendet wird.
- Wählen Sie eine Farbe und ein Symbol.
- Speichern Sie und prüfen Sie, ob die Kategorie in der Dokumentauswahl erscheint.
Ein Dokument kann mehreren Kategorien angehören. Vermeiden Sie ähnliche Kategorien, die Suchergebnisse zersplittern.
Um eine Kategorie zu entfernen, suchen Sie zuerst ihre Dokumente und weisen Sie bei Bedarf einen Ersatz zu. Talento lässt das Löschen nicht zu, solange Dokumente mit ihr verknüpft sind.
Hinweis
Eine Änderung der Kategorie verändert nicht die Sichtbarkeit. Prüfen Sie den Dateizugriff separat.
Ergebnis
Die Kategorie erscheint im Formular und in den Dokumentfiltern. Personen können sie verwenden, ohne den Zugriff auf die Datei zu verändern.
Häufige Probleme
- Die Kategorie lässt sich nicht löschen: Ihr sind noch Dokumente zugeordnet.
- Für denselben Zweck werden unterschiedliche Kategorien verwendet: Vereinheitlichen Sie Namen und Beschreibungen und entfernen Sie Duplikate.
- Eine Datei wurde für eine Person sichtbar: Prüfen Sie ihre Sichtbarkeit; die Kategorie gewährt keinen Zugriff.