Prima di iniziare
Definisci un criterio di classificazione che aiuti a trovare i file effettivi. Una categoria organizza i documenti, ma non cambia chi può vederli.
Creare e mantenere le categorie di documenti
- Apri Categorie di documenti.
- Seleziona Aggiungi nuova categoria.
- Inserisci un nome breve e riconoscibile.
- Aggiungi una descrizione che indichi quando utilizzarla.
- Scegli un colore e un'icona.
- Salva e verifica che compaia nel selettore dei documenti.
Un documento può appartenere a più categorie. Evita categorie simili che frammentano le ricerche.
Per ritirare una categoria, individua prima i documenti associati e assegna una categoria sostitutiva quando necessario. Talento non permette di eliminarla finché contiene documenti associati.
Attenzione
La modifica di una categoria non cambia la visibilità. Verifica separatamente l'accesso al file.
Risultato
La categoria comparirà nel modulo e nei filtri di Documenti. Le persone potranno applicarla senza modificare l'accesso al file.
Problemi frequenti
- Non è possibile eliminarla: contiene ancora documenti associati.
- Le persone scelgono categorie diverse per lo stesso scopo: uniforma nomi e descrizioni e ritira i duplicati.
- Un file è diventato visibile a qualcuno: controllane la visibilità; la categoria non concede l'accesso.