Antes de empezar
Define un criterio de clasificación que ayude a buscar archivos reales. Una categoría organiza documentos, pero no cambia quién puede verlos.
Crear y mantener categorías de documentos
- Abre Categorías de documentos.
- Selecciona Añadir nueva categoría.
- Escribe un nombre breve y reconocible.
- Añade una descripción que indique cuándo utilizarla.
- Elige un color y un icono.
- Guarda y comprueba que aparece en el selector de documentos.
Un documento puede pertenecer a varias categorías. Evita categorías parecidas que fragmenten las búsquedas.
Para retirar una categoría, localiza primero sus documentos y asigna una sustitución cuando corresponda. Talento no permite eliminarla mientras tenga documentos asociados.
Aviso
Cambiar una categoría no cambia la visibilidad. Comprueba el acceso del archivo por separado.
Resultado
La categoría aparecerá en el formulario y en los filtros de Documentos. Las personas podrán aplicarla sin alterar el acceso al archivo.
Problemas frecuentes
- No se puede eliminar: todavía tiene documentos asociados.
- Las personas eligen categorías distintas para lo mismo: unifica nombres y descripciones y retira duplicados.
- Un archivo quedó visible para alguien: revisa su visibilidad; la categoría no concede acceso.