Avant de commencer
Définissez un critère de classement qui facilite la recherche de fichiers réels. Une catégorie organise les documents, mais ne change pas qui peut les voir.
Créer et maintenir les catégories de documents
- Ouvrez Catégories de documents.
- Sélectionnez Ajouter une catégorie.
- Saisissez un nom court et reconnaissable.
- Ajoutez une description qui indique dans quels cas l’utiliser.
- Choisissez une couleur et une icône.
- Enregistrez et vérifiez qu’elle apparaît dans le sélecteur de documents.
Un document peut appartenir à plusieurs catégories. Évitez les catégories similaires qui dispersent les résultats de recherche.
Pour retirer une catégorie, repérez d’abord les documents concernés et attribuez-leur une catégorie de remplacement si nécessaire. Talento ne permet pas de la supprimer tant que des documents lui sont associés.
Attention
Modifier une catégorie ne change pas la visibilité. Vérifiez séparément l’accès au fichier.
Résultat
La catégorie apparaîtra dans le formulaire et les filtres de Documents. Les personnes pourront l’appliquer sans modifier l’accès au fichier.
Problèmes fréquents
- La suppression est impossible : des documents sont encore associés à la catégorie.
- Les personnes choisissent des catégories différentes pour le même usage : harmonisez les noms et les descriptions, puis retirez les doublons.
- Un fichier est visible par une personne qui ne devrait pas y accéder : vérifiez sa visibilité ; la catégorie n’accorde aucun accès.