Før du går i gang
Definér et klassifikationsprincip, der gør det nemmere at finde de faktiske filer. En kategori organiserer dokumenter, men ændrer ikke, hvem der kan se dem.
Opret og vedligehold dokumentkategorier
- Åbn Dokumentkategorier.
- Vælg Tilføj ny kategori.
- Skriv et kort og genkendeligt navn.
- Tilføj en beskrivelse, der forklarer, hvornår kategorien skal bruges.
- Vælg en farve og et ikon.
- Gem, og kontrollér, at kategorien vises i dokumentvælgeren.
Et dokument kan tilhøre flere kategorier. Undgå kategorier, der ligner hinanden så meget, at de spreder søgeresultaterne.
Hvis du vil udfase en kategori, skal du først finde de tilknyttede dokumenter og tildele en erstatning, hvor det er relevant. Talento tillader ikke, at kategorien slettes, mens dokumenter stadig er knyttet til den.
Bemærk
En ændring af kategorien ændrer ikke synligheden. Kontrollér filens adgang separat.
Resultat
Kategorien vises i formularen og i filtrene under Dokumenter. Medarbejdere kan anvende den uden at ændre adgangen til filen.
Almindelige problemer
- Kategorien kan ikke slettes: Der er stadig dokumenter knyttet til den.
- Medarbejdere bruger forskellige kategorier til det samme: Saml navne og beskrivelser, og udfas dubletter.
- En fil er blevet synlig for en person: Kontrollér filens synlighed; kategorien giver ikke adgang.