Bevor Sie beginnen
Der Kundendatensatz ist die zentrale Akte für jedes Unternehmen und jede Person, an die Sie verkaufen. Er bündelt steuerliche Identität, Adresse, Telefonnummern, Kontakte, Notizen, Aktivitäten, Verkaufschancen, Rechnungen und Unterschriften. So arbeiten Vertrieb und Administration mit denselben Informationen.
Information
Kontakte und Verkaufschancen erfordern das CRM-Modul, Rechnungen das Rechnungsmodul. Sichtbare Inhalte und verfügbare Aktionen hängen außerdem von der jeweiligen Berechtigung für Kunden, CRM oder Rechnungsstellung ab.
Einen Kunden erstellen
- Öffnen Sie Kunden.
- Wählen Sie Neuer Kunde.
- Geben Sie den Namen ein, unter dem das Team den Kunden erkennt.
- Ergänzen Sie Firmenname, E-Mail-Adresse, Steuer-ID und Land.
- Weisen Sie Kategorie und Vertriebsphase zu, wenn diese verwendet werden.
- Füllen Sie die benutzerdefinierten Felder aus.
- Speichern Sie den Kunden.
Öffnen Sie anschließend den Datensatz, um Adresse, Telefonnummern, Kontakte und Notizen zu ergänzen. Unterscheiden Sie zwischen dem gebräuchlichen Namen und dem offiziellen Firmennamen, wenn beide voneinander abweichen.
Kunden suchen und filtern
In der Kundenliste können Sie nach Namen suchen sowie nach Kategorie, Phase und offenen Verkaufschancen filtern. Die Kennzahlen über der Liste fassen die Zahl der sichtbaren Kunden und ihre Verteilung zusammen.
Suchen Sie vor dem Erstellen anhand des Namens oder der Steuer-ID nach einem vorhandenen Datensatz. Duplikate trennen Kontakte, Verkaufschancen und Rechnungen und erschweren die Abstimmung.
Den Kundendatensatz vervollständigen
Auf der Registerkarte Informationen können Sie:
- Stammdaten und steuerliche Angaben prüfen;
- Adresse und Telefonnummern hinzufügen oder bearbeiten;
- Hauptkontakte ansehen;
- benutzerdefinierte Felder aktualisieren;
- Notizen schreiben und Dateien anhängen;
- Aktivitäten und Phasenänderungen nachvollziehen.
Vervollständigen Sie die Rechnungsdaten, bevor Sie Angebote oder Rechnungen vorbereiten. Land und Steuer-ID können spätere steuerliche Prüfungen beeinflussen.
Kontakte hinzufügen
Öffnen Sie die Registerkarte Kontakte und wählen Sie Neuer Kontakt. Erfassen Sie Name, Position und E-Mail-Adresse. Telefonnummern, Adresse und benutzerdefinierte Felder können Sie anschließend im Kontaktdatensatz ergänzen.
Ein Kontakt steht für eine konkrete Person in der Organisation. Legen Sie nicht für jede Ansprechperson desselben Unternehmens einen eigenen Kunden an.
Verkaufschancen und Aktivitäten prüfen
Die Registerkarte Verkaufschancen trennt offene Vorgänge vom abgeschlossenen Verlauf und fasst Pipeline, Prognose und festgefahrene Vorgänge zusammen. Öffnen Sie eine Verkaufschance, um Positionen, Phase, Betrag, verantwortliche Person und Aktivitäten zu prüfen.
Die Registerkarte Aktivitäten bündelt Aufgaben zu den Kontakten des Kunden. Sie können nach Status filtern und jede Aktivität öffnen, um ihre Planung zu prüfen.
Unter Verkaufschancen und Vertriebsaktivitäten finden Sie die vollständigen Abläufe.
Rechnungen und Unterschriften prüfen
Die Registerkarte Rechnungen zeigt ausgestellte Dokumente, Zahlungen und den offenen Saldo des Kunden. Unter Unterschriften finden Sie Anfragen, bei denen der Kunde als unterzeichnende Partei geführt wird.
Diese Ansichten dienen als Übersicht. Öffnen Sie das jeweilige Dokument, um es zu versenden, eine Zahlung zu erfassen, es herunterzuladen oder die Unterzeichnenden zu prüfen.
Unter Rechnungen und Unterschriften finden Sie die vollständigen Abläufe.
Hinweis
Löschen Sie keinen Kunden mit Verlauf. Rechnungen können das Löschen verhindern; andere verknüpfte Datensätze können ihren Kontext verlieren. Korrigieren oder konsolidieren Sie die Daten, bevor Sie eine Löschung erwägen.
Ergebnis
Der Kundendatensatz enthält die benötigten Stammdaten und verbindet Kontakte, Aktivitäten, Verkaufschancen und Geschäftsdokumente an einer Stelle.
Häufige Probleme
Fehlt eine Option, kann dies an Ihren Berechtigungen, den aktiven Modulen oder der Unternehmenseinstellung liegen. Bitten Sie die Administration, den Zugriff zu prüfen; Sie müssen die Aufgabe weder wiederholen noch eine unpassende Alternative wählen.