Avant de commencer
Clients est la fiche centrale de chaque entreprise ou personne à laquelle vous vendez. Elle regroupe l'identité fiscale, l'adresse, les téléphones, les contacts, les notes, l'activité, les opportunités commerciales, les factures et les signatures afin que les équipes commerciales et administratives travaillent sur la même fiche.
Information
Les contacts et les opportunités nécessitent le CRM ; les factures nécessitent le module Facturation. Les données visibles et les actions possibles dépendent également des autorisations Clients, CRM ou Facturation correspondantes.
Créer un client
- Ouvrez Clients.
- Sélectionnez Nouveau client.
- Indiquez le nom sous lequel l'équipe reconnaît le client.
- Renseignez la raison sociale, l'e-mail, l'identifiant fiscal et le pays.
- Choisissez une catégorie et une étape client si votre entreprise les utilise.
- Complétez les champs personnalisés.
- Enregistrez le client.
Ouvrez ensuite sa fiche pour ajouter l'adresse, les téléphones, les contacts et les notes. Gardez distincts le nom usuel et la raison sociale lorsqu'ils ne correspondent pas.
Rechercher et filtrer les clients
La liste des Clients permet de rechercher par nom et de filtrer par catégorie, étape et présence d'opportunités ouvertes. Les indicateurs supérieurs résument le nombre de clients visibles et leur répartition.
Avant de créer un client, recherchez-le par nom ou identifiant fiscal. Les doublons dispersent les contacts, les opportunités et les factures et compliquent le rapprochement des données.
Compléter la fiche client
Dans l'onglet Informations, vous pouvez :
- vérifier l'identité et les données fiscales ;
- ajouter ou modifier l'adresse et les téléphones ;
- consulter les contacts principaux ;
- mettre à jour les champs personnalisés ;
- écrire des notes et joindre des fichiers ;
- consulter l'historique d'activité et les changements d'étape.
Complétez les informations de facturation avant de préparer un devis ou une facture. Le pays et l'identifiant fiscal peuvent influencer les contrôles fiscaux ultérieurs.
Ajouter des contacts
Ouvrez l'onglet Contacts du client et sélectionnez Nouveau contact. Renseignez le nom, la fonction et l'e-mail, puis complétez les téléphones, l'adresse ou les champs personnalisés depuis sa fiche.
Utilisez un contact pour représenter une personne précise dans l'organisation. Ne créez pas un client distinct pour chaque interlocuteur de la même entreprise.
Examiner les opportunités et l'activité
L'onglet Opportunités sépare les affaires ouvertes de l'historique clôturé et résume le pipeline, les prévisions et les dossiers bloqués. Ouvrez une opportunité pour examiner ses lignes, son étape, son montant, sa personne responsable et ses activités.
L'onglet Activités rassemble les suivis liés aux contacts du client. Vous pouvez filtrer par état et ouvrir chaque activité pour vérifier sa planification.
Consultez Opportunités commerciales et Activités commerciales pour gérer ces processus.
Examiner les factures et les signatures
L'onglet Factures récapitule les documents émis, les paiements et le solde ouvert du client. L'onglet Signatures présente les demandes dans lesquelles le client est signataire.
Ces vues servent de récapitulatif. Ouvrez le document concerné pour l'envoyer, enregistrer un paiement, le télécharger ou consulter les signataires.
Consultez les guides Factures et Signatures pour suivre ces parcours en détail.
Attention
Évitez de supprimer un client qui a un historique. Les factures peuvent empêcher cette opération et d'autres fiches liées risquent de perdre leur contexte. Corrigez ou regroupez les données avant d'envisager une suppression.
Résultat
Vous pourrez vérifier le résultat dans votre espace personnel ou grâce à l'état indiqué dans les étapes précédentes.
Problèmes fréquents
Si une option n'apparaît pas, cela peut dépendre de vos autorisations, des modules actifs ou de la configuration de l'entreprise. Demandez à l'administration de vérifier cet accès ; il est inutile de répéter la procédure ou de choisir une solution qui ne correspond pas.