Avant de commencer
Validez la politique de frais : les catégories nécessaires à l’entreprise et la personne qui prend la décision dans chaque cas. Les noms employés dans le formulaire et les règles doivent traduire cette politique de manière cohérente.
Créer des catégories de notes de frais
- Ouvrez Catégories de notes de frais.
- Sélectionnez Nouvelle catégorie.
- Saisissez un nom et une description.
- Choisissez une couleur qui facilite son identification.
- Enregistrez et vérifiez qu’elle apparaît dans le formulaire.
Évitez les doublons tels que « Taxi », « Taxis » et « Transport en taxi » lorsqu’ils doivent être analysés comme une seule et même catégorie.
Configurer l’approbation des notes de frais
- Ouvrez Règles d’approbation.
- Créez une règle et sélectionnez Notes de frais comme ressource.
- Ouvrez la règle et ajoutez ses conditions d’approbation.
- Définissez la relation avec la personne responsable ou désignez une personne précise.
- Indiquez si la condition doit être automatique, le cas échéant.
- Testez le circuit avec une note de frais témoin avant de le communiquer.
En l’absence de règle spécifique, les possibilités d’approbation peuvent être plus larges. Définissez des conditions explicites pour que la décision soit transmise à la bonne personne.
Résultat
Les catégories seront proposées dans les formulaires et les nouvelles notes de frais suivront les conditions d’approbation configurées.
Problèmes fréquents
- Une catégorie n’apparaît pas : vérifiez qu’elle a bien été enregistrée et qu’elle est disponible dans le formulaire.
- La mauvaise personne approuve : vérifiez la relation avec la personne responsable et l’ordre des conditions.
- Une note de frais n’avance pas : recherchez une condition ou une décision supplémentaire manquante.
- Les résultats sont fragmentés : regroupez les catégories en double avant d’interpréter les rapports historiques.