Avant de commencer
Vous devez avoir accès à Mes notes de frais et disposer d’une catégorie valide. La devise dépend de votre bureau ; les catégories et les règles d’approbation sont configurées par votre entreprise.
Créer une note de frais
- Ouvrez Mes notes de frais.
- Sélectionnez Nouvelle note de frais.
- Saisissez un intitulé facile à reconnaître.
- Choisissez la catégorie et la date.
- Ajoutez une référence et la tâche associée, le cas échéant.
- Indiquez le montant total et la part correspondant aux taxes.
- Précisez le motif et joignez le justificatif.
- Enregistrez, puis vérifiez le statut.
Le total doit être supérieur à zéro et les taxes ne peuvent pas être négatives. Si le justificatif est libellé dans une autre devise, suivez la procédure définie par votre entreprise.
Créer une note de frais depuis un justificatif
- Ouvrez Mes notes de frais.
- Sélectionnez Nouvelle note de frais automatique.
- Importez une image PNG, JPEG ou WebP, ou un PDF de 5 Mo maximum.
- Attendez que Talento analyse le document.
- Corrigez la catégorie, la date, le total, les taxes et la référence.
- Enregistrez la note de frais.
Attention
Vérifiez toujours les données proposées. La lecture du document facilite la saisie du formulaire, mais ne valide pas la dépense.
Joindre des documents
Ajoutez des justificatifs lisibles qui indiquent le fournisseur, la date, l’objet et le montant. N’importez pas de numéro de carte complet, d’identifiants de connexion ni de données personnelles inutiles.
Consulter le statut d’une note de frais
- Ouvrez Mes notes de frais.
- Filtrez par période, catégorie ou statut.
- Ouvrez la note de frais pour consulter ses informations, ses documents et les événements du circuit d’approbation.
- Si elle a été rejetée, lisez le commentaire avant de la corriger ou d’en créer une autre.
Une note de frais approuvée ne peut pas être supprimée depuis l’espace personnel. Si vous constatez ensuite une erreur, demandez à l’administration quelle procédure de correction suivre.
Résultat
La note de frais apparaîtra comme en attente, approuvée ou rejetée et conservera ses justificatifs ainsi que l’historique des décisions.
Problèmes fréquents
- Une catégorie manque : demandez à l’administration de la vérifier avant d’en choisir une autre.
- L’analyse automatique du document échoue : conservez le justificatif et saisissez les données manuellement.
- La note de frais est rejetée : consultez l’explication et corrigez le motif indiqué.
- Une note approuvée contient une erreur : demandez sa correction à l’administration ; ne créez pas de doublon sans consigne.