Abans de començar
Confirma la política de despeses: quines categories necessita l'empresa i qui decideix en cada cas. Els noms del formulari i les regles han de representar aquesta política de manera coherent.
Crea categories de despeses
- Obre Categories de notes de despesa.
- Selecciona Afegir nova categoria.
- Escriu un nom i una descripció.
- Tria un color que ajudi a reconèixer-la.
- Desa-la i comprova que apareix al formulari.
Evita duplicats com «Taxi», «Taxis» i «Transport en taxi» quan s'hagin d'analitzar com una mateixa categoria.
Configura l'aprovació de despeses
- Obre Regles d'aprovació.
- Crea una regla i selecciona Despeses com a recurs.
- Obre la regla i afegeix-hi les condicions d'aprovació.
- Defineix la relació responsable o una persona concreta.
- Indica si la condició és automàtica quan correspongui.
- Prova el recorregut amb una despesa controlada abans de comunicar-lo.
Sense una regla específica, les possibilitats d'aprovació poden ser més àmplies. Defineix condicions explícites perquè la decisió arribi a la persona adequada.
Problemes freqüents
- No apareix una categoria: comprova que s'hagi desat i estigui disponible al formulari.
- Aprova la persona equivocada: revisa la relació responsable i l'ordre de les condicions.
- Una despesa no avança: comprova si falta una condició o una decisió addicional.
- Hi ha resultats fragmentats: unifica les categories duplicades abans d'interpretar informes històrics.