Antes de empezar
Confirma la política de gastos: qué categorías necesita la empresa y quién decide en cada caso. Los nombres del formulario y las reglas deben representar esa política de forma coherente.
Crear categorías de gastos
- Abre Categorías de gastos.
- Selecciona Nueva categoría.
- Escribe un nombre y una descripción.
- Elige un color que ayude a reconocerla.
- Guarda y comprueba que aparece en el formulario.
Evita duplicados como «Taxi», «Taxis» y «Transporte taxi» cuando deban analizarse como una misma categoría.
Configurar la aprobación de gastos
- Abre Reglas de aprobación.
- Crea una regla y selecciona Gastos como recurso.
- Abre la regla y añade sus condiciones de aprobación.
- Define la relación responsable o una persona concreta.
- Indica si la condición es automática cuando corresponda.
- Prueba el recorrido con un gasto controlado antes de comunicarlo.
Sin una regla específica, las posibilidades de aprobación pueden ser más amplias. Define condiciones explícitas para que la decisión llegue a la persona correcta.
Resultado
Las categorías estarán disponibles en los formularios y los gastos nuevos seguirán las condiciones de aprobación configuradas.
Problemas frecuentes
- Una categoría no aparece: comprueba que se guardó y está disponible para el formulario.
- Aprueba la persona incorrecta: revisa la relación responsable y el orden de las condiciones.
- Un gasto no avanza: comprueba si falta una condición o una decisión adicional.
- Hay resultados fragmentados: unifica categorías duplicadas antes de interpretar informes históricos.