Prima di iniziare
Conferma la politica delle spese: quali categorie servono all'azienda e chi decide in ogni caso. I nomi nel modulo e le regole devono rappresentare questa politica in modo coerente.
Creare categorie di spesa
- Apri Categorie di spesa.
- Seleziona Nuova categoria.
- Inserisci un nome e una descrizione.
- Scegli un colore che aiuti a riconoscerla.
- Salva e controlla che compaia nel modulo.
Evita duplicati come «Taxi», «Tassì» e «Trasporto in taxi» quando devono essere analizzati come un'unica categoria.
Configurare l'approvazione delle spese
- Apri Regole di approvazione.
- Crea una regola e seleziona Spese come risorsa.
- Apri la regola e aggiungi le relative condizioni di approvazione.
- Definisci il rapporto con il responsabile oppure una persona specifica.
- Indica se la condizione è automatica, quando opportuno.
- Prova il flusso con una spesa controllata prima di comunicarlo.
Senza una regola specifica, le possibilità di approvazione possono essere più ampie. Definisci condizioni esplicite affinché la decisione arrivi alla persona giusta.
Risultato
Le categorie saranno disponibili nei moduli e le nuove spese seguiranno le condizioni di approvazione configurate.
Problemi frequenti
- Una categoria non compare: controlla che sia stata salvata e sia disponibile nel modulo.
- Approva la persona sbagliata: verifica il rapporto con il responsabile e l'ordine delle condizioni.
- Una spesa non avanza: controlla se manca una condizione o un'ulteriore decisione.
- I risultati sono frammentati: unifica le categorie duplicate prima di interpretare i report storici.