Før du går i gang
Afklar virksomhedens udgiftspolitik: hvilke kategorier der er behov for, og hvem der træffer beslutningen i de forskellige tilfælde. Navnene i formularen og reglerne skal afspejle denne politik på en ensartet måde.
Opret udgiftskategorier
- Åbn Udgiftskategorier.
- Vælg Tilføj ny kategori.
- Skriv et navn og en beskrivelse.
- Vælg en farve, der gør kategorien nem at genkende.
- Gem, og kontrollér, at kategorien vises i udgiftsformularen.
Undgå dubletter som „Taxa“, „Taxakørsel“ og „Transport med taxa“, hvis de skal analyseres som den samme kategori.
Indstil udgiftsgodkendelse
- Åbn Godkendelsesregler.
- Opret en regel, og vælg Udgifter som ressource.
- Åbn reglen, og tilføj dens godkendelsesbetingelser.
- Vælg den ansvarlige relation eller en bestemt person.
- Angiv, om betingelsen skal godkende automatisk, når det er relevant.
- Afprøv forløbet med en kontrolleret udgift, før du informerer medarbejderne.
Uden en specifik regel kan mulighederne for godkendelse være bredere. Definér tydelige betingelser, så beslutningen når frem til den rette person.
Resultat
Kategorierne bliver tilgængelige i formularerne, og nye udgifter følger de konfigurerede godkendelsesbetingelser.
Almindelige problemer
- En kategori vises ikke: Kontrollér, at den er gemt og tilgængelig i formularen.
- Den forkerte person godkender: Gennemgå den ansvarlige relation og betingelsernes rækkefølge.
- En udgift kommer ikke videre: Kontrollér, om der mangler en betingelse eller en yderligere beslutning.
- Resultaterne er opdelt: Saml dublerede kategorier, før du fortolker historiske rapporter.