Bevor Sie beginnen
Unter Lieferanten finden Sie die Angaben zu Unternehmen und Selbstständigen, bei denen Sie einkaufen. Der Datensatz bündelt steuerliche Identität, Anschrift, Telefonnummern, Kontakte, Klassifizierung und Eingangsrechnungen, damit Einkauf und Administration mit denselben Daten arbeiten.
Information
Lieferanten können je nach gebuchten Modulen im CRM oder in der Rechnungsstellung verfügbar sein. Die Berechtigung für Kunden steuert, wer diese Datensätze ansehen oder bearbeiten darf. Für Einkaufsdokumente gelten eigene Berechtigungen.
Einen Lieferanten erstellen
- Öffnen Sie Lieferanten.
- Wählen Sie Neuer Lieferant.
- Geben Sie den gebräuchlichen Namen und die Firmierung ein.
- Ergänzen Sie Steuer-ID, E-Mail-Adresse und Land.
- Wählen Sie eine Kategorie.
- Füllen Sie die verfügbaren benutzerdefinierten Felder aus.
- Speichern Sie den Lieferanten.
Öffnen Sie anschließend den Datensatz, um Anschrift, Telefonnummern und Kontakte hinzuzufügen. Prüfen Sie die Steuer-ID, bevor Sie Einkaufsdokumente erfassen.
Lieferanten suchen und filtern
Unter Lieferanten können Sie nach Namen suchen und nach Kategorie filtern. Die Zusammenfassung zeigt, auf wie viele Lieferanten Sie zugreifen können, wie viele klassifiziert sind und wie viele Kategorien vorhanden sind.
Suchen Sie vor dem Anlegen eines Datensatzes nach Firmierung oder Steuer-ID. Ein doppelter Lieferant kann Rechnungen und Bestellungen auf zwei getrennte Verläufe verteilen.
Den Lieferantendatensatz vervollständigen
Die Registerkarte Informationen enthält:
- Name, Firmierung und Steuer-ID;
- Land und allgemeine E-Mail-Adresse;
- Anschrift und Telefonnummern;
- Kategorie und benutzerdefinierte Felder;
- verknüpfte Kontakte.
Verwenden Sie die allgemeine E-Mail-Adresse für administrative Kommunikation. Legen Sie Kontakte an, wenn Sie konkrete Ansprechpersonen aus Einkauf, Rechnungswesen oder Support benötigen.
Kontakte hinzufügen
Öffnen Sie im Lieferantendatensatz die Registerkarte Kontakte und wählen Sie Neuer Kontakt. Erfassen Sie Name, Position und E-Mail-Adresse; im Kontaktdatensatz können Sie Telefonnummern, Anschrift und benutzerdefinierte Felder ergänzen.
Pflegen Sie für jede Person nur einen Kontakt. Wenn sie die Position wechselt, aktualisieren Sie den bestehenden Datensatz, damit verknüpfte Aktivitäten erhalten bleiben.
Eingangsrechnungen einsehen
Die Registerkarte Eingangsrechnungen zeigt die mit dem Lieferanten verknüpften Dokumente, ihre Daten und den kumulierten Gesamtbetrag. Öffnen Sie eine Rechnung, um Positionen, Steuern, Status und verfügbare Zahlungen zu prüfen.
In der Anleitung zu Eingangsrechnungen erfahren Sie, wie diese Dokumente erstellt und verwaltet werden.
Tipp
Prüfen Sie regelmäßig Lieferanten mit unvollständigen Steuerdaten oder ohne Kategorie. Wenn Sie diese Angaben vor der Erfassung eines Einkaufs korrigieren, vermeiden Sie spätere Fehler in Berichten und Dokumenten.
Ergebnis
Das Ergebnis sehen Sie in Ihrem persönlichen Bereich oder an dem Status, der in den vorherigen Schritten beschrieben ist.
Häufige Probleme
Wenn eine Option fehlt, kann das an Ihren Berechtigungen, den aktiven Modulen oder den Unternehmenseinstellungen liegen. Bitten Sie die Administration, diesen Zugriff zu prüfen. Sie müssen die Aufgabe nicht wiederholen oder eine unpassende Alternative wählen.