Avant de commencer
Fournisseurs regroupe les informations sur les entreprises et les professionnels auprès desquels vous effectuez des achats. La fiche centralise l’identité fiscale, l’adresse, les numéros de téléphone, les contacts, la classification et les factures d’achat afin que les équipes achats et l’administration utilisent les mêmes données.
Information
Fournisseurs peut être disponible avec le CRM ou la Facturation. La permission Clients détermine qui peut consulter ou modifier ces fiches ; les documents d’achat nécessitent leurs propres permissions.
Créer un fournisseur
- Ouvrez Fournisseurs.
- Sélectionnez Nouveau fournisseur.
- Saisissez le nom usuel et la raison sociale.
- Complétez l’identifiant fiscal, l’adresse e-mail et le pays.
- Choisissez une catégorie.
- Complétez les champs personnalisés disponibles.
- Enregistrez le fournisseur.
Ouvrez ensuite la fiche afin d’ajouter l’adresse, les numéros de téléphone et les contacts. Vérifiez l’identifiant fiscal avant d’enregistrer des documents d’achat.
Rechercher et filtrer les fournisseurs
Dans Fournisseurs, vous pouvez effectuer une recherche par nom et filtrer par catégorie. Le résumé indique le nombre de fournisseurs accessibles, le nombre de fournisseurs classés et le nombre de catégories existantes.
Effectuez une recherche par raison sociale ou par identifiant fiscal avant de créer une fiche. Un fournisseur en double risque de répartir les factures et les commandes entre deux historiques.
Compléter la fiche du fournisseur
L’onglet Informations rassemble :
- le nom, la raison sociale et l’identifiant fiscal ;
- le pays et l’adresse e-mail générale ;
- l’adresse et les numéros de téléphone ;
- la catégorie et les champs personnalisés ;
- les contacts associés.
Utilisez l’adresse e-mail générale pour les communications administratives et créez des contacts lorsque vous devez identifier des personnes précises pour les achats, la facturation ou l’assistance.
Ajouter des contacts
Ouvrez l’onglet Contacts du fournisseur et sélectionnez Nouveau contact. Renseignez le nom, la fonction et l’adresse e-mail ; depuis sa fiche, vous pouvez compléter les numéros de téléphone, l’adresse et les champs personnalisés.
Conservez une fiche par personne. Si elle change de fonction, mettez à jour le même enregistrement afin de préserver les activités associées.
Consulter les factures d’achat
L’onglet Factures d’achat affiche les documents associés au fournisseur, leur date et leur montant total cumulé. Ouvrez une facture pour vérifier les lignes, les taxes, l’état et les paiements disponibles.
Consultez Factures d’achat pour créer et gérer ces documents.
Conseil
Vérifiez régulièrement les fournisseurs dont les données fiscales sont incomplètes ou qui n’ont pas de catégorie. Les corriger avant d’enregistrer un achat réduit les erreurs ultérieures dans les rapports et les documents.
Résultat
Vous pourrez vérifier le résultat dans votre espace personnel ou à l’aide de l’état indiqué dans les étapes précédentes.
Problèmes fréquents
Si une option n’apparaît pas, cela peut dépendre de vos autorisations, des fonctionnalités actives ou de la configuration de l’entreprise. Demandez à l’équipe d’administration de vérifier votre accès ; vous n’avez pas besoin de recommencer la tâche ni de choisir une solution qui ne correspond pas à votre situation.