Bevor Sie beginnen
Talento bietet zwei einander ergänzende Prozesse:
- Abrechnungszeiträume führen feste und variable Gehaltsbestandteile je Standort, Monat und Jahr zusammen, ermöglichen deren Prüfung und erzeugen einen Arbeitsexport;
- beim Import von Abrechnungsdokumenten werden die PDF-Dateien eines ZIP-Archivs getrennt, den jeweiligen Personen zugeordnet und in ihren Akten gespeichert.
Keiner der Prozesse erzeugt den anderen automatisch. Der Abschluss eines Zeitraums verteilt keine Abrechnungsbelege; der PDF-Import vervollständigt keine Beträge im Zeitraum.
Information
Beide Prozesse erfordern administrativen Zugriff. Entgeltangaben sind vertraulich: Prüfen Sie Geltungsbereich, Codes und Benachrichtigungen, bevor Sie Dateien versenden oder herunterladen.
Die ZIP-Datei vorbereiten
Öffnen Sie Gehaltsabrechnungen importieren und erstellen Sie eine ZIP-Datei mit PDFs. Es gelten:
- höchstens 25 MB für die ZIP-Datei;
- höchstens 200 Einträge;
- höchstens 10 MB je Datei;
- ausschließlich Dateien mit Endung PDF;
- Dateinamen mit dem gewählten Identifikationscode.
Nehmen Sie keine weiteren vertraulichen Angaben in Dateinamen auf. Der Identifikationscode genügt.
Die Identifizierung der Personen auswählen
Talento kann in jedem Dateinamen nach Folgendem suchen:
- Ausweisdokument, wobei Bindestriche und Unterstriche ignoriert werden;
- benutzerdefinierter Code der Person.
Nur aktive Personen des Kontos werden zugeordnet. Stellen Sie sicher, dass das gewählte Feld vollständig und eindeutig ist. Eine Datei ohne Treffer wird nicht automatisch angehängt.
Wichtig
Eine falsche Zuordnung kann die Abrechnung einer anderen Person offenlegen. Prüfen Sie eine Stichprobe, vermeiden Sie vollständig ineinander enthaltene Codes und beheben Sie Duplikate vor dem Import.
Über Benachrichtigungen entscheiden
Das Formular kann die Person an ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse benachrichtigen und das Dokument separat als Anhang an die private E-Mail-Adresse senden, sofern sie hinterlegt ist.
Aktivieren Sie jede Option nur nach dem genehmigten Unternehmensverfahren. Prüfen Sie vor Nutzung einer privaten Adresse, ob sie korrekt und für Gehaltsunterlagen freigegeben ist.
Das Importergebnis prüfen
Der Import läuft im Hintergrund. Danach erhält die startende Person ein Ergebnis mit zugeordneten Dokumenten und Fehlern.
Prüfen Sie den Bericht und eine Stichprobe in den Mitarbeiterakten. Korrigieren Sie Namen oder Codes fehlgeschlagener PDFs und importieren Sie nur diese erneut, damit keine Duplikate entstehen.
Ergebnis
Das Ergebnis sehen Sie auf der Konfigurationsseite, in der Liste oder an dem Status, der in den vorherigen Schritten beschrieben ist.
Häufige Probleme
Wenn eine Option fehlt, prüfen Sie das aktive Modul, die konkrete Berechtigung und den Verantwortungsbereich des Datensatzes. Ist alles korrekt konfiguriert und das Problem besteht fort, notieren Sie die angezeigte Meldung und wenden Sie sich an den Support.