Avant de commencer
Talento propose deux processus complémentaires :
- les périodes de paie regroupent les montants fixes et variables par bureau, mois et année, permettent de les vérifier et génèrent un export de travail ;
- l’import des bulletins de paie extrait les PDF d’un fichier ZIP, identifie chaque personne et enregistre son document dans son dossier.
Un processus ne crée pas automatiquement l’autre. La clôture d’une période ne distribue pas les bulletins, et l’import des PDF ne renseigne pas les montants de la période.
Information
Les deux processus nécessitent un accès administratif. Les informations salariales sont confidentielles : vérifiez le périmètre, les codes et les notifications avant d’envoyer ou de télécharger des fichiers.
Préparer le fichier ZIP
Ouvrez Importer les fiches de paie et préparez un fichier ZIP contenant les bulletins au format PDF. Pour garantir un traitement sûr et maîtrisé :
- le fichier ZIP ne peut pas dépasser 25 Mo ;
- il peut contenir au maximum 200 entrées ;
- chaque fichier ne peut pas dépasser 10 Mo ;
- seuls les fichiers portant l’extension PDF sont traités ;
- utilisez des noms de fichiers comprenant le code d’identification choisi.
N’ajoutez aucune autre donnée confidentielle dans les noms de fichiers. Le code nécessaire pour identifier la personne suffit.
Choisir comment identifier chaque personne
Talento peut rechercher l’une des valeurs suivantes dans le nom de chaque PDF :
- le numéro de pièce d’identité, sans tenir compte des tirets ni des tirets bas ;
- le code personnalisé de la personne.
Les documents sont attribués uniquement aux personnes actives du compte. Avant l’import, vérifiez que le champ choisi est renseigné pour chacune et que chaque code est unique. Un nom sans correspondance n’est pas joint automatiquement.
Important
Une correspondance erronée peut exposer le bulletin de paie à une autre personne. Contrôlez un échantillon de noms, évitez les codes entièrement contenus dans d’autres codes et corrigez les doublons avant de lancer l’import.
Définir les notifications
Le formulaire permet d’informer la personne sur son adresse e-mail professionnelle et, séparément, d’envoyer le document en pièce jointe à son adresse personnelle lorsqu’elle est renseignée.
Activez chaque option uniquement si elle fait partie de la procédure approuvée par votre entreprise. Avant d’utiliser l’adresse personnelle, vérifiez qu’elle est exacte et que ce canal est autorisé pour l’envoi de documents salariaux.
Vérifier le résultat de l’import
L’import est traité en arrière-plan. Une fois terminé, la personne qui l’a lancé reçoit un bilan des documents attribués et des erreurs détectées.
Consultez ce bilan et contrôlez un échantillon depuis les dossiers des collaborateurs avant de considérer l’envoi comme terminé. Corrigez les noms ou les codes des PDF en erreur, puis réimportez uniquement les documents manquants afin d’éviter les doublons.
Résultat
Vous pourrez vérifier le résultat sur la page de configuration, dans la liste ou à l’aide de l’état indiqué dans les étapes précédentes.
Problèmes fréquents
Si une option n’apparaît pas, vérifiez la fonctionnalité active, l’autorisation concernée et le périmètre de l’enregistrement. Si la configuration est correcte et que le problème persiste, conservez le message affiché et contactez l’assistance.