Bevor Sie beginnen
Unter Rechnungsstellung bereiten Sie Verkaufsrechnungen vor, stellen sie aus, laden die PDF-Datei herunter und erfassen erhaltene Zahlungen. Talento bewahrt außerdem Status und Verlauf jeder Rechnung, damit Sie Entwürfe eindeutig von ausgestellten, korrigierten oder stornierten Dokumenten unterscheiden können.
Sie können Rechnungen nach Zeitraum, Status, Kunde, Artikel und Typ suchen. Die Sichtbarkeit legt fest, welche Personen, Standorte, Teams oder Rollen sie finden und öffnen können.
Hinweis
Die steuerlichen Angaben in dieser Anleitung erklären die Funktionsweise von Talento. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Rechnungsart, Steuer, Befreiung oder welcher rechtliche Hinweis zum jeweiligen Vorgang gehört.
Eine Rechnung erstellen
- Öffnen Sie Rechnungen und wählen Sie Neue Rechnung hinzufügen.
- Wählen Sie das Format: normale oder vereinfachte Rechnung.
- Wählen Sie den Kunden. Bei vereinfachten Rechnungen kann der Kunde optional sein.
- Geben Sie das Ausstellungsdatum an. Ergänzen Sie ein Fälligkeitsdatum, wenn Sie nachverfolgen möchten, wann die Rechnung bezahlt werden muss.
- Fügen Sie mindestens eine Position mit Produkt oder Leistung, Menge, Preis und anwendbarer Steuer hinzu.
- Prüfen Sie bei Bedarf Rabatte, Quellensteuern, Hinweise und steuerliche Optionen.
- Kontrollieren Sie den Gesamtbetrag vor dem Speichern oder Ausstellen.
Sie können einen vorhandenen Artikel auswählen, um seine üblichen Angaben zu übernehmen, oder eine Position manuell eingeben. Prüfen Sie Preis und Steuer immer: Der im Artikel gespeicherte Wert ist eine Hilfe, die Rechnung muss jedoch den tatsächlichen Vorgang abbilden.
Normale oder vereinfachte Rechnung
Eine normale Rechnung identifiziert den Kunden und verwendet seine Steuerdaten. Eine vereinfachte Rechnung ist für Vorgänge vorgesehen, bei denen die gesetzlichen Vorgaben keine Identifikation des Empfängers verlangen, etwa bestimmte Kassenbelege oder Verkäufe an Endverbraucher.
Für vereinfachte Rechnungen gelten Grenzen und rechtliche Anforderungen. Talento kann Beträge sperren oder ablehnen, die den Verifactu-Regeln nicht entsprechen. Die Wahl des richtigen Formats bleibt jedoch Aufgabe des ausstellenden Unternehmens.
Rabatte, Quellensteuern und Hinweise
Sie können auf die gesamte Rechnung und auf einzelne Positionen einen festen oder prozentualen Rabatt anwenden. Wenn automatische Rabattregeln vorhanden sind, prüfen Sie das Ergebnis vor der Ausstellung.
Quellensteuern und rechtliche Hinweise werden aus den aktiven Unternehmensoptionen gewählt. Hinweise können den Text ergänzen, der eine Steuerbefreiung oder andere steuerliche Besonderheit begründet.
Einen Entwurf speichern oder die Rechnung ausstellen
Am Ende des Formulars haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Speichern: Bewahrt die Rechnung als Entwurf. Sie können sie erneut öffnen und bearbeiten.
- Speichern und ausstellen: Speichert die Angaben und beginnt im selben Schritt mit der Ausstellung.
Sie können einen Entwurf auch später aus seiner Detailansicht ausstellen.
Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, können Sie ihre Angaben ändern. Bei der Ausstellung weist Talento ihr eine Nummer aus der Serie des Standorts zu und schließt sie ab. Eine ausgestellte Rechnung wird nicht wie ein Entwurf bearbeitet. Nutzt das Unternehmen Verifactu nicht oder hat die AEAT den Datensatz noch nicht akzeptiert, können Sie sie zur Korrektur in einen Entwurf zurückversetzen. Verwenden Sie andernfalls die passende Korrektur oder Stornierung.
Eine ausgestellte Rechnung in einen Entwurf zurückversetzen
Öffnen Sie bei einer ausgestellten Rechnung in der Detailansicht oder Liste das Aktionsmenü und wählen Sie Zurück zum Entwurf. Bestätigen Sie die Aktion, um das Dokument wieder bearbeiten zu können.
Die Aktion ist nur für ausgestellte Rechnungen ohne von der AEAT akzeptierten Verifactu-Datensatz verfügbar. Dazu gehören Rechnungen von Unternehmen, die Verifactu nicht verwenden. Sie erscheint nicht bei Entwürfen, korrigierten oder stornierten Rechnungen und auch nicht bei akzeptierten Rechnungen. Die Nummer bleibt erhalten; bei erneuter Ausstellung verwendet Talento dieselbe Nummer und erhöht den Zähler des Standorts nicht erneut. Der Verlauf hält die Rückkehr zum Entwurf fest.
Enthält die Rechnung Artikel mit Bestandsführung, werden deren Bewegungen wieder ausstehend, bis Sie das Dokument erneut ausstellen. Wenn Sie eine Korrekturrechnung in einen Entwurf zurückversetzen, erhält die ursprüngliche Rechnung wieder den Status ausgestellt. Prüfen Sie beide Dokumente, bevor Sie fortfahren.
Hinweis
Prüfen Sie vor der erneuten Ausstellung alle Angaben, Positionen, Steuern und Summen. Eine von der AEAT akzeptierte Rechnung kann weder in einen Entwurf zurückversetzt noch direkt geändert werden.
Was Sie vor der Ausstellung prüfen sollten
- Die rechtlichen Angaben des Unternehmens und des Kunden sind korrekt.
- Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum entsprechen dem Vorgang.
- Alle Positionen enthalten passende Beschreibung, Menge, Preis und Steuer.
- Rabatte und Quellensteuer ergeben den erwarteten Gesamtbetrag.
- Die steuerliche Vorgangsart ist richtig.
- Bei einer Rechnung ohne Umsatzsteuer ist der erforderliche rechtliche Hinweis enthalten.
Mit Verifactu kann eine Rechnung ohne Positionen oder mit einem Gesamtbetrag von null nicht ausgestellt werden.
Herunterladen, drucken oder klonen
In der Detailansicht können Sie die Rechnung als PDF herunterladen. Die PDF-Datei enthält die Angaben, Positionen, Summen und Texte, die zu diesem Zeitpunkt zum Dokument gehören.
Mit Rechnung klonen erstellen Sie aus einer vorhandenen Rechnung ein neues Dokument. Das spart Zeit bei ähnlichen Vorgängen. Prüfen Sie jedoch Kunde, Daten, Preise, Steuern und Hinweise, bevor Sie den neuen Entwurf speichern.
Ergebnis
Die Rechnung bleibt als bearbeitbarer Entwurf gespeichert oder erhält bei der Ausstellung eine Nummer und den entsprechenden Status im Verlauf.
Häufige Probleme
Fehlt eine Option, kann dies an Ihren Berechtigungen, den aktiven Modulen oder der Unternehmenseinstellung liegen. Bitten Sie die Administration, den Zugriff zu prüfen; Sie müssen die Aufgabe weder wiederholen noch eine unpassende Alternative wählen.