Avant de commencer
La rubrique Facturation vous permet de préparer des factures de vente, de les émettre, de télécharger leur PDF et d’enregistrer les règlements reçus. Elle conserve également le statut et l’historique de chaque facture afin de distinguer clairement les brouillons des documents déjà émis, rectifiés ou annulés.
Vous pouvez rechercher les factures par période, statut, client, article et type. Les visibilités déterminent les personnes, bureaux, équipes ou rôles qui peuvent les trouver et les ouvrir.
Attention
Les informations fiscales de ce guide expliquent le fonctionnement de Talento. Demandez à votre cabinet comptable quel type de facture, de taxe, d’exonération ou de mention légale correspond à chaque opération.
Créer une facture
- Ouvrez Factures et sélectionnez Ajouter une nouvelle facture.
- Choisissez le format : facture normale ou simplifiée.
- Sélectionnez le client. Pour une facture simplifiée, le client peut être facultatif.
- Indiquez la date d’émission. Ajoutez une date d’échéance si vous devez suivre le délai de paiement.
- Ajoutez au moins une ligne avec le produit ou service, la quantité, le prix et la taxe applicable.
- Vérifiez les remises, les retenues, les mentions et les options fiscales lorsqu’elles sont nécessaires.
- Contrôlez le total avant d’enregistrer ou d’émettre la facture.
Vous pouvez sélectionner un article existant pour reprendre ses données habituelles ou saisir une ligne manuellement. Vérifiez toujours le prix et la taxe : les valeurs enregistrées dans l’article facilitent la saisie, mais la facture doit refléter l’opération réelle.
Facture normale ou simplifiée
Une facture normale identifie le client et utilise ses données fiscales. Une facture simplifiée est adaptée aux opérations pour lesquelles la réglementation autorise à ne pas identifier le destinataire, comme certains tickets ou certaines ventes directes à un consommateur final.
Les factures simplifiées sont soumises à des plafonds et à des obligations légales. Talento peut bloquer ou rejeter les montants qui ne respectent pas les règles de Verifactu, mais le choix du bon format reste sous la responsabilité de l’entreprise émettrice.
Remises, retenues et mentions
Vous pouvez appliquer une remise fixe ou en pourcentage à l’ensemble de la facture ainsi qu’à certaines lignes. Si des règles de remise automatique existent, vérifiez le résultat avant l’émission.
Les retenues et les mentions légales sont choisies parmi les options actives configurées par l’entreprise. Les mentions peuvent ajouter le texte justifiant une exonération ou une autre situation fiscale.
Enregistrer un brouillon ou émettre la facture
À la fin du formulaire, deux choix s’offrent à vous :
- Enregistrer : conserve la facture comme brouillon. Vous pourrez la rouvrir et la modifier.
- Enregistrer et émettre : enregistre les informations et lance l’émission au cours de la même étape.
Vous pouvez également émettre la facture ultérieurement depuis le détail d’un brouillon.
Tant qu’une facture est en brouillon, vous pouvez modifier ses données. Lors de l’émission, Talento lui attribue un numéro selon la série du bureau et la finalise. Une facture émise ne se modifie pas comme un brouillon. Si l’entreprise n’utilise pas Verifactu ou si l’AEAT n’a pas encore accepté son enregistrement, vous pouvez la remettre en brouillon afin de la corriger ; dans les autres cas, utilisez une rectification ou l’option d’annulation appropriée.
Remettre une facture émise en brouillon
Dans le détail ou la liste d’une facture émise, ouvrez ses actions et sélectionnez Remettre en brouillon. Confirmez l’opération pour pouvoir de nouveau modifier le document.
Cette action est proposée uniquement pour les factures émises sans enregistrement Verifactu accepté par l’AEAT, y compris les factures des entreprises qui n’utilisent pas Verifactu. Elle n’apparaît pas pour les brouillons, les factures rectifiées ou annulées, ni pour les factures acceptées. La facture conserve son numéro ; si vous l’émettez à nouveau, Talento réutilise ce même numéro sans avancer une deuxième fois le compteur du bureau. L’historique indique que la facture a été remise en brouillon.
Si la facture comprend des articles suivis en stock, leurs mouvements redeviennent en attente jusqu’à la prochaine émission du document. Lorsque vous remettez une facture rectificative en brouillon, Talento rétablit le statut émis de la facture d’origine. Vérifiez les deux documents avant de poursuivre.
Attention
Vérifiez à nouveau toutes les données, les lignes, les taxes et les totaux avant la prochaine émission. Une facture acceptée par l’AEAT ne peut être ni remise en brouillon ni modifiée directement.
Points à vérifier avant l’émission
- Les données légales de l’entreprise et du client sont exactes.
- La date d’émission et l’échéance correspondent à l’opération.
- Toutes les lignes comportent une description, une quantité, un prix et une taxe adaptés.
- Les remises et la retenue produisent le total attendu.
- Le type d’opération fiscale est correct.
- La facture contient la mention légale requise lorsqu’elle n’applique pas de TVA.
Avec Verifactu, une facture sans ligne ou dont le total est nul ne peut pas être émise.
Télécharger, imprimer ou cloner
Depuis la page de détail, vous pouvez télécharger la facture au format PDF. Le PDF reprend les données, les lignes, les totaux et les textes qui font partie du document à cet instant.
L’option Cloner la facture crée un nouveau document à partir d’un autre. Utilisez-la pour gagner du temps sur des opérations similaires, mais vérifiez le client, les dates, les prix, les taxes et les mentions avant d’enregistrer le nouveau brouillon.
Résultat
Vous pourrez vérifier le résultat dans votre espace personnel ou à l’aide de l’état indiqué dans les étapes précédentes.
Problèmes fréquents
Si une option n’apparaît pas, cela peut dépendre de vos autorisations, des fonctionnalités actives ou de la configuration de l’entreprise. Demandez à l’équipe d’administration de vérifier votre accès ; vous n’avez pas besoin de recommencer la tâche ni de choisir une solution qui ne correspond pas à votre situation.