Bevor Sie beginnen
Ein Buchungskalender setzt die Verfügbarkeit einer oder mehrerer Personen in Zeiten um, die externe Gäste über eine öffentliche Seite buchen können. Er eignet sich für Interviews, Besprechungen, Kundentermine und alle Termine, bei denen eine Uhrzeit ohne mehrfachen Nachrichtenaustausch gewählt werden soll.
Gäste müssen sich nicht anmelden. Die kalenderverantwortliche Person legt Dauer, Buchungsfenster, Gastgeber und die automatische Bestätigung oder erforderliche Genehmigung fest.
Zum Erstellen oder Ändern benötigen Sie Bearbeitungszugriff auf Kalender.
Einen Buchungskalender erstellen
- Öffnen Sie Buchungskalender.
- Wählen Sie Neuer Kalender.
- Geben Sie einen Namen und die Termindauer an.
- Wählen Sie den Modus für die Gastgeberzuweisung.
- Legen Sie fest, ob Reservierungen automatisch bestätigt werden oder ausstehend bleiben.
- Wählen Sie die visuelle Gestaltung und speichern Sie.
Talento erstellt den Kalender mit Ausgangswerten, die Sie anschließend in seinen Registerkarten anpassen können. Der öffentliche Link basiert auf der Kalenderkennung.
Unter Grunddaten können Sie den Kalender aktivieren oder deaktivieren und den Link als öffentlich oder geheim festlegen. Ein geheimer Link funktioniert für alle, die ihn kennen, wird aber nicht als öffentlicher Unternehmenskalender angeboten.
Information
Ein inaktiver Kalender nimmt keine neuen Reservierungen an, auch wenn der Link bekannt ist. Prüfen Sie vor der Aktivierung die Vorschau.
Die Verfügbarkeit festlegen
Konfigurieren Sie unter Verfügbarkeit:
- Dauer jedes Termins;
- Abstand, in dem Zeiten angeboten werden;
- erforderlichen Mindestvorlauf;
- Zahl der im Voraus sichtbaren Tage;
- Vor- und Nachbereitungszeit;
- Zeitzone;
- Zeitplankategorie zur Berechnung der Verfügbarkeit.
Die Zeitplankategorie verbindet den Kalender mit den Arbeitszeiten der Gastgeber. Bestehende Reservierungen und weitere Belegungen können Zeiten von der öffentlichen Seite entfernen.
Hinweis
Prüfen Sie die Zeitzone, bevor Sie den Link teilen. Eine falsche Zeitzone kann Gastgebern und Gästen unerwartete Uhrzeiten anzeigen.
Buchungen auf mehrere Personen verteilen
Fügen Sie unter Team und Zuweisung die möglichen Gastgeber hinzu und wählen Sie einen Modus:
- Ein Gastgeber: Jede Reservierung benötigt genau einen Gastgeber.
- Alle Gastgeber erforderlich: Die Zeit ist nur verfügbar, wenn alle erforderlichen Gastgeber teilnehmen können.
- Round Robin: Talento verteilt Reservierungen auf verfügbare Personen.
Markieren Sie Personen als erforderlich, wenn sie bei jeder Reservierung teilnehmen müssen. Stellen Sie vor der Veröffentlichung sicher, dass mindestens ein Gastgeber verfügbar ist.
Öffentliche Seite und Fragen vorbereiten
Verwenden Sie die Registerkarten des Editors, um:
- Titel und Text für Gäste zu verfassen;
- Titelbild und visuelles Thema auszuwählen;
- Fragen mit Text-, Auswahl-, Bewertungs- oder Zahlantwort zu erstellen;
- erforderliche Fragen zu markieren;
- die Vorschau zu prüfen.
Erklären Sie, was gebucht wird und was anschließend geschieht. Fragen Sie nur die Angaben ab, die Sie für den Termin benötigen.
Anfragen und Reservierungen verwalten
- Öffnen Sie den Kalender unter Buchungskalender.
- Prüfen Sie ausstehende Anfragen in seiner Detailansicht.
- Genehmigen oder lehnen Sie Anfragen ab und ergänzen Sie bei Bedarf eine Nachricht für den Gast.
- Prüfen Sie in der Tagesagenda die Reservierungen je Gastgeber.
- Stornieren Sie eine Reservierung, wenn der Termin nicht stattfinden kann.
Sie können Reservierungen auch manuell mit Datum, Uhrzeit, Gastgebern und Gastangaben erstellen. Verwenden Sie dies, wenn der Termin über einen anderen Kanal vereinbart wurde und im selben Kalender erscheinen soll.
Ergebnis
Das Ergebnis sehen Sie in der Teamansicht oder an dem Status, der in den vorherigen Schritten beschrieben ist.
Häufige Probleme
Wenn eine Option fehlt, kann dies an Ihren Berechtigungen, den aktiven Modulen oder der Unternehmenskonfiguration liegen. Bitten Sie die Administration, den Zugriff zu prüfen. Sie müssen die Aufgabe weder wiederholen noch eine unpassende Alternative wählen.