Abans de començar
Un calendari de reserves converteix la disponibilitat d'una o més persones en hores que algú pot reservar des d'una pàgina pública. Serveix per a entrevistes, reunions, atenció a clients i qualsevol cita que requereixi triar una hora sense intercanviar diversos missatges.
La persona convidada no ha d'iniciar sessió. Qui gestiona el calendari decideix la durada, el marge de reserva, les persones amfitriones i si cada sol·licitud es confirma automàticament o necessita aprovació.
Necessites permís d'edició de calendaris per crear o modificar aquests espais.
Crear un calendari de reserves
- Obre Calendaris de reserves.
- Selecciona Nou calendari.
- Escriu un nom i defineix la durada de la cita.
- Tria com s'assignaran les persones amfitriones.
- Decideix si les reserves s'aproven automàticament o queden pendents.
- Tria l'estil visual i desa.
Talento crea el calendari amb valors inicials que després pots ajustar des de les seves pestanyes. L'enllaç públic es construeix a partir de l'identificador del calendari.
A Dades bàsiques pots activar o desactivar el calendari i decidir si l'enllaç és públic o secret. Un enllaç secret funciona per a qui el coneix, però no s'ofereix com a calendari públic de l'empresa.
Informació
Un calendari inactiu no admet reserves noves, encara que algú en conservi l'enllaç. Utilitza la vista prèvia abans d'activar-lo.
Definir la disponibilitat
A la pestanya Disponibilitat configura:
- la durada de cada cita;
- l'interval amb què s'ofereixen les hores;
- l'antelació mínima necessària per reservar;
- el nombre de dies futurs que es poden consultar;
- el temps de preparació abans i després de cada cita;
- la zona horària;
- la categoria d'horari que es fa servir per calcular la disponibilitat.
La categoria d'horari connecta el calendari amb les hores laborables de les persones amfitriones. Les reserves existents i altres ocupacions també poden eliminar hores de la pàgina pública.
Avís
Revisa la zona horària abans de compartir l'enllaç. Una zona incorrecta pot mostrar hores diferents de les previstes per a amfitrions i persones convidades.
Repartir reserves entre diverses persones
A Equip i assignació, afegeix les persones que poden atendre les reserves i tria un mode:
- Un amfitrió: cada reserva necessita un únic amfitrió.
- Tots els amfitrions: l'hora només està disponible quan tots els amfitrions necessaris hi poden assistir.
- Rotatiu: Talento distribueix les reserves entre les persones disponibles.
Marca com a requerides les persones que hagin de participar sempre. Abans de publicar-lo, comprova que el calendari té almenys un amfitrió amb disponibilitat.
Preparar la pàgina pública i les preguntes
Utilitza les pestanyes de l'editor per:
- escriure el títol i el text que veurà la persona convidada;
- afegir una portada i triar un tema visual;
- crear preguntes de text, selecció, valoració o nombre;
- marcar les preguntes obligatòries;
- revisar el resultat a la vista prèvia.
Explica què es reservarà i què passarà després. Demana només les dades necessàries per organitzar la cita.
Gestionar sol·licituds i reserves
- Obre el calendari des de Calendaris de reserves.
- Consulta les sol·licituds pendents a la seva pàgina de detall.
- Aprova o rebutja cada sol·licitud i afegeix un missatge per a la persona convidada quan sigui útil.
- Revisa l'agenda diària per veure les reserves de cada amfitrió.
- Cancel·la una reserva si ja no es pot celebrar.
També pots crear una reserva manual indicant la data, les hores, els amfitrions i les dades de la persona convidada. Utilitza aquesta opció si s'ha acordat la cita per un altre canal i la vols incorporar al mateix calendari.
Problemes freqüents
Si una opció no apareix, pot dependre dels teus permisos, dels mòduls actius o de la configuració de l'empresa. Demana a administració que revisi aquest accés; no cal que repeteixis la tasca ni que triïs una alternativa que no correspongui.