Avant de commencer
Un calendrier de réservation transforme les disponibilités d'une ou plusieurs personnes en créneaux que quelqu'un peut réserver depuis une page publique. Il convient aux entretiens, rendez-vous clients, permanences et autres rencontres pour lesquelles l'invité doit choisir une heure sans multiplier les échanges.
L'invité n'a pas besoin de se connecter. Le gestionnaire fixe la durée, le délai de réservation, les hôtes pouvant recevoir les demandes et le mode de confirmation automatique ou après validation.
Vous devez avoir l'autorisation de modification des calendriers pour créer ou modifier ces espaces.
Créer un calendrier de réservation
- Ouvrez Calendriers de réservation.
- Sélectionnez Nouveau calendrier.
- Saisissez un nom et définissez la durée du rendez-vous.
- Choisissez le mode d'affectation des hôtes.
- Décidez si les réservations sont approuvées automatiquement ou restent en attente.
- Choisissez le style visuel, puis enregistrez.
Talento crée le calendrier avec des réglages initiaux que vous pourrez ensuite adapter depuis ses onglets. Le lien public est construit à partir de l'identifiant du calendrier.
Dans Informations de base, activez ou désactivez le calendrier et choisissez si son lien est public ou secret. Un lien secret fonctionne pour les personnes qui le connaissent, mais il n'est pas proposé comme calendrier public de l'entreprise.
Information
Un calendrier inactif n'accepte aucune nouvelle réservation, même si quelqu'un conserve son lien. Utilisez l'aperçu avant de l'activer.
Définir les disponibilités
Dans l'onglet Disponibilités, configurez :
- la durée de chaque rendez-vous ;
- la fréquence des heures de début proposées ;
- le délai minimal avant réservation ;
- le nombre de jours visibles à l'avance ;
- les temps de préparation avant et après le rendez-vous ;
- le fuseau horaire ;
- la catégorie d'horaire utilisée pour calculer la disponibilité.
La catégorie d'horaire relie le calendrier aux heures de travail des hôtes. Les réservations existantes et autres périodes occupées peuvent également retirer des créneaux de la page publique.
Attention
Vérifiez le fuseau horaire avant de diffuser le lien. Un fuseau incorrect peut afficher des heures différentes de celles attendues pour les hôtes et les invités.
Répartir les réservations entre plusieurs personnes
Dans Équipe et affectation, ajoutez les personnes qui peuvent recevoir les réservations et choisissez un mode :
- Un hôte : chaque réservation nécessite un seul hôte.
- Tous les hôtes requis : le créneau n'est disponible que lorsque tous les hôtes requis peuvent y participer.
- Rotation : Talento répartit les réservations entre les personnes disponibles.
Marquez comme obligatoires les personnes qui doivent toujours participer. Avant de publier, vérifiez qu'au moins un hôte du calendrier dispose de créneaux disponibles.
Préparer la page publique et les questions
Utilisez les onglets de l'éditeur pour :
- rédiger le titre et le texte que verra l'invité ;
- ajouter une image de couverture et choisir un thème visuel ;
- créer des questions de texte, sélection, évaluation ou nombre ;
- rendre obligatoires les questions qui le nécessitent ;
- vérifier le résultat dans l'aperçu.
Expliquez ce que l'invité réserve et ce qui se passera ensuite. Ne demandez que les informations nécessaires à l'organisation du rendez-vous.
Gérer les demandes et les réservations
- Ouvrez le calendrier depuis Calendriers de réservation.
- Consultez les demandes en attente sur sa page de détail.
- Approuvez ou refusez chacune d'elles et ajoutez, si besoin, un message pour l'invité.
- Utilisez l'agenda quotidien pour voir les réservations de chaque hôte.
- Annulez une réservation lorsque le rendez-vous ne peut plus avoir lieu.
Vous pouvez aussi créer une réservation manuelle en indiquant la date, les heures, les hôtes et les coordonnées de l'invité. Utilisez cette option lorsqu'un rendez-vous convenu par un autre canal doit apparaître dans le même calendrier.
Résultat
Vous pourrez vérifier le résultat dans la vue de l'équipe ou grâce à l'état indiqué dans les étapes précédentes.
Problèmes fréquents
Si une option n'apparaît pas, cela peut dépendre de vos autorisations, des modules actifs ou de la configuration de l'entreprise. Demandez à l'administration de vérifier cet accès ; il est inutile de répéter la procédure ou de choisir une solution qui ne correspond pas.