Prima di iniziare
Un calendario di prenotazione trasforma la disponibilità di una o più persone in orari che qualcuno può prenotare da una pagina pubblica. È utile per colloqui, riunioni, assistenza clienti e qualsiasi appuntamento in cui si debba scegliere un orario senza scambiare molti messaggi.
La persona invitata non deve accedere a Talento. Chi gestisce il calendario decide la durata, il preavviso di prenotazione, gli host e se ogni richiesta viene confermata automaticamente o richiede approvazione.
Per creare o modificare questi spazi ti serve il permesso di modifica dei calendari.
Creare un calendario di prenotazione
- Apri Calendari di prenotazione.
- Seleziona Nuovo calendario.
- Inserisci un nome e definisci la durata dell'appuntamento.
- Scegli come verranno assegnati gli host.
- Decidi se le prenotazioni vengono approvate automaticamente o restano in sospeso.
- Scegli lo stile visivo e salva.
Talento crea il calendario con valori iniziali che puoi modificare in seguito dalle sue schede. Il link pubblico viene costruito a partire dall'identificativo del calendario.
In Dati di base puoi attivare o disattivare il calendario e decidere se il link è pubblico o segreto. Un link segreto funziona per chi lo conosce, ma non viene proposto come calendario pubblico dell'azienda.
Informazione
Un calendario inattivo non accetta nuove prenotazioni, anche se qualcuno ne conserva il link. Usa l'anteprima prima di attivarlo.
Definire la disponibilità
Nella scheda Disponibilità configura:
- la durata di ogni appuntamento;
- l'intervallo con cui vengono proposti gli orari;
- il preavviso minimo necessario per prenotare;
- il numero di giorni futuri consultabili;
- il tempo di preparazione prima e dopo ogni appuntamento;
- il fuso orario;
- la categoria di orario usata per calcolare la disponibilità.
La categoria di orario collega il calendario alle ore lavorative degli host. Anche le prenotazioni esistenti e altri impegni possono rimuovere orari dalla pagina pubblica.
Attenzione
Controlla il fuso orario prima di condividere il link. Un fuso errato può mostrare orari diversi da quelli previsti a host e invitati.
Distribuire le prenotazioni tra più persone
In Team e assegnazione, aggiungi le persone che possono gestire le prenotazioni e scegli una modalità:
- Un host: ogni prenotazione richiede un solo host.
- Tutti gli host: l'orario è disponibile solo quando tutti gli host richiesti possono partecipare.
- Rotazione: Talento distribuisce le prenotazioni tra le persone disponibili.
Contrassegna come richieste le persone che devono partecipare sempre. Prima di pubblicare, controlla che il calendario abbia almeno un host disponibile.
Preparare la pagina pubblica e le domande
Usa le schede dell'editor per:
- scrivere il titolo e il testo che vedrà la persona invitata;
- aggiungere una copertina e scegliere un tema visivo;
- creare domande di testo, selezione, valutazione o numero;
- contrassegnare le domande obbligatorie;
- controllare il risultato nell'anteprima.
Spiega che cosa verrà prenotato e che cosa succederà dopo. Chiedi solo i dati necessari per organizzare l'appuntamento.
Gestire richieste e prenotazioni
- Apri il calendario da Calendari di prenotazione.
- Consulta le richieste in sospeso nella pagina di dettaglio.
- Approva o rifiuta ogni richiesta e aggiungi un messaggio per la persona invitata quando è utile.
- Controlla l'agenda giornaliera per vedere le prenotazioni di ogni host.
- Annulla una prenotazione se l'appuntamento non può più svolgersi.
Puoi anche creare manualmente una prenotazione indicando data, orari, host e dati della persona invitata. Usa questa opzione quando l'appuntamento è stato concordato tramite un altro canale e vuoi inserirlo nello stesso calendario.
Risultato
Puoi verificare il risultato nella vista del team o nello stato indicato nei passaggi precedenti.
Problemi frequenti
Se un'opzione non compare, può dipendere dai tuoi permessi, dai moduli attivi o dalla configurazione aziendale. Chiedi all'amministrazione di verificare l'accesso; non devi ripetere l'operazione né scegliere un'alternativa non pertinente.