Antes de empezar
Un calendario de reservas convierte la disponibilidad de una o varias personas en horas que alguien puede reservar desde una página pública. Sirve para entrevistas, reuniones, atención a clientes y cualquier cita que necesite elegir una hora sin intercambiar varios mensajes.
La persona invitada no necesita iniciar sesión. Quien gestiona el calendario decide la duración, el margen de reserva, las personas anfitrionas y si cada solicitud se confirma automáticamente o necesita aprobación.
Necesitas permiso de edición de calendarios para crear o modificar estos espacios.
Crear un calendario de reservas
- Abre Calendarios de reservas.
- Selecciona Nuevo calendario.
- Escribe un nombre y define la duración de la cita.
- Elige cómo se asignarán las personas anfitrionas.
- Decide si las reservas se aprueban automáticamente o quedan pendientes.
- Elige el estilo visual y guarda.
Talento crea el calendario con valores iniciales que después puedes ajustar desde sus pestañas. El enlace público se construye a partir del identificador del calendario.
En Datos básicos puedes activar o desactivar el calendario y decidir si su enlace es público o secreto. Un enlace secreto funciona para quien lo conoce, pero no se ofrece como calendario público de la empresa.
Información
Un calendario inactivo no admite nuevas reservas, aunque alguien conserve su enlace. Utiliza la vista previa antes de activarlo.
Definir la disponibilidad
En la pestaña Disponibilidad configura:
- duración de cada cita;
- intervalo con el que se ofrecen las horas;
- antelación mínima necesaria para reservar;
- número de días futuros que se pueden consultar;
- tiempo de preparación antes y después de cada cita;
- zona horaria;
- categoría de horario utilizada para calcular la disponibilidad.
La categoría de horario conecta el calendario con las horas laborables de las personas anfitrionas. Las reservas existentes y otras ocupaciones también pueden eliminar horas de la página pública.
Aviso
Revisa la zona horaria antes de compartir el enlace. Una zona incorrecta puede mostrar horas distintas de las esperadas para anfitriones e invitados.
Repartir reservas entre varias personas
En Equipo y asignación, añade las personas que pueden atender las reservas y elige un modo:
- Una persona: cada reserva necesita un único anfitrión.
- Todas las personas: la hora solo está disponible cuando todos los anfitriones requeridos pueden asistir.
- Reparto rotativo: Talento distribuye las reservas entre las personas disponibles.
Marca como requeridas las personas que deban participar siempre. Antes de publicar, comprueba que el calendario tiene al menos un anfitrión con disponibilidad.
Preparar la página pública y las preguntas
Utiliza las pestañas del editor para:
- escribir el título y el texto que verá la persona invitada;
- añadir una portada y elegir un tema visual;
- crear preguntas de texto, selección, valoración o número;
- marcar las preguntas que sean obligatorias;
- revisar el resultado en la vista previa.
Explica qué se va a reservar y qué ocurrirá después. Pide solo los datos necesarios para organizar la cita.
Gestionar solicitudes y reservas
- Abre el calendario desde Calendarios de reservas.
- Consulta las solicitudes pendientes en su página de detalle.
- Aprueba o rechaza cada solicitud y añade un mensaje para la persona invitada cuando sea útil.
- Revisa la agenda diaria para ver las reservas de cada anfitrión.
- Cancela una reserva si ya no puede celebrarse.
También puedes crear una reserva manual indicando fecha, horas, anfitriones y datos de la persona invitada. Utiliza esta opción cuando la cita se haya acordado por otro canal y quieras incorporarla al mismo calendario.
Resultado
Podrás comprobar el resultado en la vista del equipo o en el estado indicado en los pasos anteriores.
Problemas frecuentes
Si una opción no aparece, puede depender de tus permisos, los módulos activos o la configuración de la empresa. Pide a administración que revise ese acceso; no necesitas repetir la tarea ni elegir una alternativa que no corresponda.