Bevor Sie beginnen
Eine korrekte Regel hängt von veränderlichen Daten ab: Zuständigkeiten, Teams, Standorte, aktive Personen und Sichtbarkeiten. Prüfen Sie die Regel bei organisatorischen Änderungen und Berechtigungsänderungen erneut.
Eine Regel vor der Einführung testen
Vervollständigen Sie die Regel im Status Entwurf. Prüfen Sie unter Prüfen, ob Grunddaten und Genehmigende bereit sind. Ein Hinweis auf weitere aktive Regeln desselben Anfragetyps ändert die bestehende Priorität zwischen spezifischen und allgemeinen Regeln nicht.
Prüfen Sie den Ablauf mit einem Testantrag, der eine reale Person repräsentiert:
- Bestätigen Sie, dass die Regel für ihre Personengruppe gilt.
- Prüfen Sie, ob jede erwartete zuständige Person den Antrag finden und genehmigen kann.
- Stellen Sie sicher, dass eine unbefugte Person ihn nicht genehmigen kann.
- Prüfen Sie das Ergebnis, wenn eine Bedingung ablehnt.
- Gibt es eine vorzeitig abschließende Bedingung, weisen Sie nach, dass deren Genehmigung den Ablauf zum vorgesehenen Zeitpunkt schließt.
Wiederholen Sie den Test für eine Person aus einem anderen Standort oder Team, wenn die Regel von der Struktur abhängt.
Wählen Sie nach erfolgreicher Prüfung Regel aktivieren. Nur aktive Regeln nehmen an neuen Genehmigungsprüfungen teil.
Eine Regel sicher ändern oder entfernen
Prüfen Sie ausstehende Anträge der Ressource, bevor Sie Zuständigkeiten ändern, Bedingungen entfernen oder eine Regel löschen. Gespeicherte Änderungen an einer aktiven Regel gelten sofort für spätere Prüfungen und können einen anderen Ablauf erzeugen als beim Start des Antrags.
Wenn Änderungen noch nicht gelten sollen, wählen Sie unter Prüfen die Option Deaktivieren, nehmen Sie die Änderungen vor und aktivieren Sie die Regel anschließend erneut. Eine bereits vorhandene unvollständige aktive Regel bleibt aktiv, erscheint aber als Aufmerksamkeit erforderlich.
Bei einem Wechsel einer bestimmten Person aktualisieren Sie die Bedingung und testen einen neuen Antrag. Bei einer vollständigen Richtlinienänderung schließen oder prüfen Sie zuerst offene Fälle und kommunizieren, ab welchem Datum die neue Regel gilt.
Hinweis
Beim Löschen einer Regel werden auch ihre Bedingungen gelöscht. Halten Sie die genehmigte Richtlinie schriftlich fest und prüfen Sie den Prozess nach der Änderung. Der Regelname allein dokumentiert nicht, wer genehmigen durfte.
Ergebnis
Das Ergebnis sehen Sie auf der Konfigurationsseite, in der Liste oder an dem Status, der in den vorherigen Schritten beschrieben ist.
Häufige Probleme
Wenn eine Option fehlt, prüfen Sie das aktive Modul, die konkrete Berechtigung und den Verantwortungsbereich des Datensatzes. Ist alles korrekt konfiguriert und das Problem besteht fort, notieren Sie die angezeigte Meldung und wenden Sie sich an den Support.