Avant de commencer
Départs aide à coordonner les tâches liées à la fin d’une relation de travail : restitution du matériel, fermeture des accès, documents, communication et toute autre étape définie par l’entreprise.
Le processus est généré à partir de la date de fin d’un contrat et d’un modèle applicable. Les actions peuvent être prévues avant ou après cette date et confiées à différents responsables.
Information
La personne qui quitte l’entreprise ne dispose pas actuellement d’une page Départs personnelle. Le suivi s’effectue dans l’espace des responsables et de l’administration ; chaque entreprise décide de la manière de lui communiquer les tâches qui la concernent.
Créer un modèle de départ
- Ouvrez Modèles de départ.
- Sélectionnez Nouveau modèle.
- Donnez-lui un nom qui identifie le type de processus.
- Enregistrez-le et configurez sa visibilité.
La visibilité permet d’utiliser des modèles différents selon les populations. Conservez un modèle général uniquement lorsque ses actions sont réellement valables pour tout le monde.
Ajouter des actions à un modèle de départ
Dans la fiche du modèle, sélectionnez Nouvelle action et définissez :
- le nom et les instructions ;
- si elle se déroule avant ou après la date de fin ;
- l’écart en jours, semaines ou mois ;
- le responsable défini par relation ou une personne précise ;
- si une notification doit être envoyée ;
- si une approbation est nécessaire ;
- un e-mail personnalisé ou un document à signer, le cas échéant.
Les dates qui tombent un week-end sont reportées au jour ouvré suivant lors de la création du processus.
Prévoyez assez tôt les actions liées à la sécurité et à la continuité. Celles qui doivent avoir lieu exactement le dernier jour peuvent être configurées avec un écart nul.
Générer un départ depuis un contrat
Pour que Talento crée le processus :
- ouvrez le contrat de la personne ;
- indiquez une date de fin postérieure à la date de début ;
- sélectionnez le motif de fin ;
- activez l’option de création du départ ;
- enregistrez le contrat ;
- vérifiez le processus dans Départs.
Talento ne crée pas de départ lorsqu’un contrat ultérieur existe pour la même personne. Il ne pourra pas non plus en créer s’il ne trouve aucun modèle visible applicable.
Conseil
Examinez le processus dès sa création. Le modèle assure une base cohérente, mais chaque départ peut demander une coordination complémentaire selon le poste, les accès et les biens attribués.
Maintenir les modèles
Revoyez régulièrement les actions avec les équipes responsables des ressources humaines, des systèmes, de la sécurité, des finances et des opérations. Actualisez les noms et les consignes lorsqu’une procédure change, puis retirez les étapes obsolètes avant de créer de nouveaux processus.
Les modifications apportées à un modèle ne remplacent pas automatiquement les actions des départs déjà créés. Examinez séparément les processus actifs lorsque le changement est urgent.
Résultat
Vous pourrez vérifier le résultat sur la page de configuration, dans la liste ou à l’aide de l’état indiqué dans les étapes précédentes.
Problèmes fréquents
Si une option n’apparaît pas, vérifiez la fonctionnalité active, l’autorisation concernée et le périmètre de la fiche. Si la configuration est correcte et que le problème persiste, conservez le message affiché et contactez l’assistance.