Avant de commencer
L’espace Employés regroupe les dossiers de toutes les personnes qui travaillent dans l’entreprise. Vous pouvez y consulter leur situation, préparer de nouvelles arrivées et tenir à jour des informations telles que l’équipe, le bureau, le contrat, l’horaire ou les autorisations.
Les éléments affichés dépendent de votre rôle, de vos autorisations et du périmètre de collaborateurs qui vous est attribué. Une personne responsable peut uniquement consulter son équipe, tandis que l’administration peut disposer de davantage d’actions pour tenir les dossiers à jour.
Information
Le dossier d’un collaborateur relie de nombreuses fonctionnalités de Talento. Veiller à l’exactitude de l’équipe, du bureau, du responsable, du contrat et de l’horaire évite des résultats inattendus dans les autorisations, les calendriers et les rapports.
Importer des collaborateurs depuis un fichier
Lorsque vous devez créer ou mettre à jour plusieurs dossiers :
- Ouvrez Importer des employés.
- Téléchargez et utilisez le modèle proposé à l’écran.
- Complétez les colonnes sans en modifier la structure.
- Indiquez si les éléments d’organisation qui n’existent pas encore doivent être créés et si vous souhaitez envoyer les invitations.
- Importez le fichier, puis examinez le résultat de l’opération.
Corrigez les lignes signalées et réimportez uniquement ce qui est nécessaire. Contrôlez ensuite un échantillon de dossiers, notamment l’adresse e-mail, le bureau, l’équipe, la personne responsable, la date de début et le temps de travail.
Attention
Une importation peut concerner de nombreux collaborateurs. Faites d’abord un essai avec un petit fichier et conservez une copie de l’original avant de traiter l’ensemble des données.
L’importation des bulletins de paie suit un processus distinct : utilisez cet écran uniquement pour les documents de paie, et non pour créer des dossiers de collaborateurs. Consultez Paie pour préparer la période, distribuer les documents et vérifier les accès.
Exporter la liste des collaborateurs
Depuis Employés, utilisez l’action Exporter pour télécharger le fichier CSV auquel vous avez accès. Le fichier respecte le périmètre autorisé pour votre compte et peut contenir des données personnelles.
Enregistrez-le dans un emplacement sécurisé, limitez sa diffusion et supprimez les copies temporaires dès qu’elles ne sont plus nécessaires.
Archiver ou réactiver un collaborateur
Archiver un dossier est la méthode habituelle pour retirer une personne de l’activité courante sans supprimer son historique :
- Ouvrez le bon dossier.
- Sélectionnez l’action d’archivage.
- Indiquez la date correspondante et confirmez.
- Vérifiez que la personne apparaît avec le filtre des dossiers archivés.
Une personne archivée n’apparaît plus parmi les collaborateurs actifs, mais son historique est conservé. Si elle rejoint de nouveau l’entreprise ou si vous l’avez archivée par erreur, retrouvez-la parmi les dossiers archivés et utilisez l’action de réactivation.
Important
Avant d’archiver un dossier, vérifiez l’identité de la personne et la date. Cette action modifie son accès et sa présence dans les processus Talento en cours.
Si Talento empêche l’archivage d’une personne indispensable à l’administration du compte, confiez d’abord cette responsabilité à une autre personne autorisée.
Résultat
Vous pourrez vérifier le résultat sur la page de configuration, dans la liste ou à l’aide de l’état indiqué dans les étapes précédentes.
Problèmes fréquents
Si une option n’apparaît pas, vérifiez la fonctionnalité active, l’autorisation concernée et le périmètre de l’enregistrement. Si la configuration est correcte et que le problème persiste, conservez le message affiché et contactez l’assistance.