Avant de commencer
L’espace Employés regroupe les dossiers de toutes les personnes qui travaillent dans l’entreprise. Vous pouvez y consulter leur situation, préparer de nouvelles arrivées et tenir à jour des informations telles que l’équipe, le bureau, le contrat, l’horaire ou les autorisations.
Les éléments affichés dépendent de votre rôle, de vos autorisations et du périmètre de collaborateurs qui vous est attribué. Une personne responsable peut uniquement consulter son équipe, tandis que l’administration peut disposer de davantage d’actions pour tenir les dossiers à jour.
Information
Le dossier d’un collaborateur relie de nombreuses fonctionnalités de Talento. Veiller à l’exactitude de l’équipe, du bureau, du responsable, du contrat et de l’horaire évite des résultats inattendus dans les autorisations, les calendriers et les rapports.
Ajouter un collaborateur
- Ouvrez Employés, puis sélectionnez Ajouter un employé.
- Saisissez au minimum le nom, l’adresse e-mail et les données obligatoires affichées dans le formulaire.
- Choisissez la langue, l’équipe, le bureau et la personne responsable, le cas échéant.
- Indiquez la date de début et les premières informations disponibles sur le contrat ou le temps de travail.
- Décidez si vous souhaitez créer un processus d’intégration et si Talento doit envoyer l’invitation d’accès.
- Vérifiez les informations et enregistrez.
Talento crée le dossier et l’accès associé. Si vous activez la notification, la personne reçoit les instructions de connexion ; sinon, vous pourrez les lui envoyer ultérieurement.
Avant toute création, recherchez le nom et l’adresse e-mail. Vous éviterez ainsi de créer un doublon pour une personne déjà active, en cours d’intégration ou archivée.
Compléter et tenir le dossier à jour
Après l’ajout, ouvrez le dossier de la personne et vérifiez chaque onglet nécessaire :
- dans Informations de base, tenez à jour le nom, l’adresse e-mail, la langue, le fuseau horaire, le bureau, l’équipe et la personne responsable ;
- dans Données personnelles, enregistrez uniquement les informations requises par l’entreprise ;
- dans Contrat, renseignez les dates, la catégorie, le poste, le temps de travail et les autres conditions applicables ;
- dans Horaire, attribuez le bon calendrier de travail ;
- dans Autorisations, vérifiez les groupes d’accès reçus.
Enregistrez chaque rubrique après l’avoir modifiée. Certains changements, tels que l’équipe, la personne responsable, le contrat ou l’horaire, ont une incidence sur d’autres fonctionnalités et sur les rapports.
Le guide Contrats, salaires et postes présente l’ensemble du processus administratif, notamment l’historique de rémunération et le lien entre le poste et les grilles salariales.
Conseil
Pour une arrivée, renseignez d’abord la structure organisationnelle, le contrat et l’horaire. Vérifiez ensuite les autorisations et le parcours d’accueil.
Renvoyer l’accès à Talento
Si la personne n’a pas reçu son invitation ou n’a pas encore activé son compte :
- Retrouvez-la dans Employés.
- Ouvrez le menu d’actions de sa ligne.
- Sélectionnez l’option permettant de renvoyer l’e-mail d’activation.
- Demandez-lui de vérifier également son dossier de courrier indésirable.
Avant de renvoyer l’invitation, vérifiez l’adresse e-mail enregistrée dans le dossier. Si la personne se connecte déjà normalement, une nouvelle invitation n’est pas nécessaire.
Résultat
Vous pourrez vérifier le résultat sur la page de configuration, dans la liste ou à l’aide de l’état indiqué dans les étapes précédentes.
Problèmes fréquents
Si une option n’apparaît pas, vérifiez la fonctionnalité active, l’autorisation concernée et le périmètre de l’enregistrement. Si la configuration est correcte et que le problème persiste, conservez le message affiché et contactez l’assistance.