Bevor Sie beginnen
Mit Unterschriften können Sie Dokumente aus Vorlagen erstellen und innerhalb von Talento eine oder zwei Unterschriften einholen. Die unterzeichnenden Personen erhalten eine Benachrichtigung, wenn eine Anfrage offen ist, und können den Inhalt vor dem Unterschreiben prüfen.
Ein Dokument bleibt Ausstehend, solange eine erforderliche Unterschrift fehlt. Sind alle Unterschriften vorhanden, wechselt es zu Unterschrieben und kann als PDF heruntergeladen werden.
Information
Ihr Unternehmen muss diese Funktion aktivieren. Welche Inhalte und Aktionen verfügbar sind, hängt von Ihrer Vertragsberechtigung ab: Eine unterzeichnende Person sieht ihre eigenen Anfragen; Personen mit Bearbeitungsberechtigung können Dokumente erstellen und verwalten.
Zum Erstellen von Anfragen und zum Verwenden aller Filter benötigen Sie die Bearbeitungsberechtigung für Verträge.
Eine Unterschriftenanfrage erstellen
- Wählen Sie Neue Unterschriftenanfrage.
- Wählen Sie eine veröffentlichte Vorlage.
- Prüfen Sie den erzeugten Titel und präzisieren Sie ihn bei Bedarf.
- Füllen Sie die von der Vorlage verlangten Felder aus.
- Wählen Sie bei zwei erforderlichen Unterschriften eine absendende Person.
- Wählen Sie eine mitarbeitende Person oder einen Kunden als Empfänger.
- Speichern und prüfen Sie das erzeugte Dokument.
Talento setzt Angaben ein, die aus den ausgewählten Personen übernommen werden können, etwa Namen, Kennungen und das Datum. Die übrigen Felder werden mit den Informationen ausgefüllt, die Sie eingeben.
Zugewiesene Mitarbeitende erhalten eine Talento-Benachrichtigung und E-Mail, wenn sie unterschreiben müssen. Ist der Empfänger ein Kunde, kann die zuständige Person die entsprechende Unterschrift leisten; nach Abschluss sendet Talento die PDF-Datei an die E-Mail-Adresse des Kunden, sofern sie hinterlegt ist.
Information
Es stehen nur von der Administration veröffentlichte Vorlagen zur Auswahl. Fehlt eine Vorlage oder sind ihre Felder falsch, muss sie in den Einstellungen für Unterschriftenvorlagen korrigiert werden.
Den Status der Unterschriften prüfen
Unter Unterschriften können Sie filtern nach:
- Titel;
- Status ausstehend oder unterschrieben;
- mitarbeitender Person;
- Kunde;
- verwendeter Vorlage.
Öffnen Sie eine Anfrage, um das Dokument und — mit Verwaltungsberechtigung — den Verlauf von Erstellung, Unterschrift des Absenders und Unterschrift des Empfängers zu sehen.
Ausstehende Anfragen können aus der Übersicht gelöscht werden. Unterschriebene Dokumente bleiben als abgeschlossenes Ergebnis erhalten und stellen die PDF-Datei zum Download bereit.
Ergebnis
Das Ergebnis können Sie in der Teamansicht oder anhand des in den vorherigen Schritten genannten Status prüfen.
Häufige Probleme
Wenn eine Option fehlt, kann dies an Ihren Berechtigungen, den aktiven Modulen oder der Unternehmenseinstellung liegen. Bitten Sie die Administration, den Zugriff zu prüfen; Sie müssen die Aufgabe weder wiederholen noch eine unpassende Alternative wählen.