Antes de empezar
Firmas permite preparar documentos a partir de plantillas y recoger una o dos firmas dentro de Talento. Las personas firmantes reciben una notificación cuando tienen una solicitud pendiente y pueden revisar el contenido antes de firmar.
Un documento permanece Pendiente mientras falte alguna firma requerida. Cuando se completan todas, pasa a Firmado y puede descargarse en PDF.
Información
La función debe estar activa para tu empresa. Lo que puedes ver y hacer depende de tu permiso de contratos: una persona firmante ve sus propias solicitudes; quienes tienen permiso de edición pueden crear y gestionar documentos.
Necesitas permiso de edición de contratos para crear solicitudes y consultar todos sus filtros.
Crear una solicitud de firma
- Selecciona Nueva solicitud de firma.
- Elige una plantilla publicada.
- Revisa el título generado y cámbialo si necesitas identificar mejor el documento.
- Completa los campos que solicite la plantilla.
- Selecciona la persona remitente cuando la plantilla requiera dos firmas.
- Elige como destinatario a una persona empleada o a un cliente.
- Guarda la solicitud y revisa el documento generado.
Talento completa automáticamente los datos que la plantilla pueda obtener de las personas seleccionadas, como nombres, identificadores y fecha. Los demás campos se rellenan con la información que introduzcas.
Las personas empleadas asignadas reciben una notificación y un correo cuando deben firmar. Si el destinatario es un cliente, la persona gestora puede completar la firma correspondiente y, al finalizar, Talento envía el PDF al correo del cliente cuando esté disponible.
Información
Solo aparecen las plantillas que administración haya publicado. Si falta una plantilla o sus campos no son correctos, debe revisarse desde la configuración de plantillas.
Consultar el estado de las firmas
En Firmas puedes buscar por:
- título;
- estado pendiente o firmado;
- persona empleada;
- cliente;
- plantilla utilizada.
Abre una solicitud para consultar el documento y, si tienes permiso de gestión, su registro de actividad: creación, firma del remitente y firma del destinatario.
Las solicitudes pendientes pueden eliminarse desde el listado. Los documentos firmados se conservan como resultado final y ofrecen la descarga en PDF.
Resultado
Podrás comprobar el resultado en la vista del equipo o en el estado indicado en los pasos anteriores.
Problemas frecuentes
Si una opción no aparece, puede depender de tus permisos, los módulos activos o la configuración de la empresa. Pide a administración que revise ese acceso; no necesitas repetir la tarea ni elegir una alternativa que no corresponda.