Før du går i gang
Underskrifter gør det muligt at oprette dokumenter fra skabeloner og indsamle én eller to underskrifter i Talento. Underskriverne får en notifikation, når de har en afventende anmodning, og kan gennemgå indholdet, før de underskriver.
Et dokument har status Afventer, så længe en påkrævet underskrift mangler. Når alle underskrifter er på plads, får det status Underskrevet og kan downloades som PDF.
Information
Funktionen skal være aktiv for din virksomhed. Hvad du kan se og gøre, afhænger af din rettighed til kontrakter: En underskriver ser sine egne anmodninger, mens personer med redigeringsrettighed kan oprette og administrere dokumenter.
Du skal have redigeringsrettighed til kontrakter for at oprette anmodninger og bruge alle filtre.
Opret en underskriftsanmodning
- Vælg Ny underskriftsanmodning.
- Vælg en udgivet skabelon.
- Gennemgå den oprettede titel, og gør den mere præcis ved behov.
- Udfyld felterne fra skabelonen.
- Vælg afsender, når skabelonen kræver to underskrifter.
- Vælg en medarbejder eller kunde som modtager.
- Gem anmodningen, og gennemgå det oprettede dokument.
Talento udfylder automatisk de oplysninger, som skabelonen kan hente fra de valgte personer, f.eks. navne, identifikatorer og dato. De øvrige felter udfyldes med de oplysninger, du indtaster.
Tildelte medarbejdere modtager en notifikation og en e-mail, når de skal underskrive. Hvis modtageren er en kunde, kan den ansvarlige person udfylde den relevante underskrift, og når processen er afsluttet, sender Talento PDF'en til kundens e-mailadresse, hvis den findes.
Information
Kun skabeloner, som en administrator har udgivet, er tilgængelige. Mangler en skabelon, eller er dens felter forkerte, skal den rettes i indstillingerne for underskriftsskabeloner.
Kontrollér underskriftsforløbet
I Underskrifter kan du søge efter:
- titel;
- status som afventende eller underskrevet;
- medarbejder;
- kunde;
- anvendt skabelon.
Åbn en anmodning for at se dokumentet og, hvis du har administrationsrettighed, aktivitetsloggen med oprettelse, afsenderens underskrift og modtagerens underskrift.
Afventende anmodninger kan slettes fra listen. Underskrevne dokumenter bevares som afsluttede poster med download af den færdige PDF.
Resultat
Du kan kontrollere resultatet i teamvisningen eller i den status, der er angivet i trinnene ovenfor.
Almindelige problemer
Hvis en mulighed ikke vises, kan det skyldes dine rettigheder, de aktive moduler eller virksomhedens konfiguration. Bed administrationen kontrollere adgangen. Du behøver ikke gentage opgaven eller vælge en anden løsning, som ikke passer til situationen.