Avant de commencer
Signatures permet de préparer des documents à partir de modèles et de recueillir une ou deux signatures dans Talento. Les signataires reçoivent une notification lorsqu'une demande est en attente et peuvent en vérifier le contenu avant de signer.
Un document reste En attente tant qu'une signature requise manque. Lorsque toutes les signatures sont recueillies, il passe au statut Signé et peut être téléchargé au format PDF.
Information
Cette fonctionnalité doit être active pour votre entreprise. Ce que vous pouvez voir et faire dépend de votre autorisation relative aux contrats : une personne signataire voit ses propres demandes ; les personnes disposant du droit de modification peuvent créer et gérer les documents.
Vous devez disposer du droit de modification des contrats pour créer des demandes et utiliser tous les filtres de gestion.
Créer une demande de signature
- Sélectionnez Nouvelle demande de signature.
- Choisissez un modèle publié.
- Vérifiez le titre généré et rendez-le plus précis si nécessaire.
- Complétez les champs demandés par le modèle.
- Choisissez l'expéditeur lorsque le modèle requiert deux signatures.
- Sélectionnez une personne de l'entreprise ou un client comme destinataire.
- Enregistrez la demande et vérifiez le document généré.
Talento renseigne automatiquement les données que le modèle peut obtenir à partir des personnes sélectionnées, notamment les noms, les identifiants et la date. Vous complétez les autres champs avec les informations demandées.
Les personnes de l'entreprise désignées reçoivent une notification et un e-mail lorsqu'elles doivent signer. Si le destinataire est un client, la personne chargée du dossier peut apposer la signature correspondante et, une fois le document finalisé, Talento envoie le PDF au client lorsqu'une adresse e-mail est disponible.
Information
Seuls les modèles publiés par l'administration apparaissent. Si un modèle manque ou si ses champs sont incorrects, il doit être vérifié depuis la configuration des modèles.
Consulter l'état des signatures
Dans Signatures, vous pouvez effectuer une recherche par :
- titre ;
- état en attente ou signé ;
- personne de l'entreprise ;
- client ;
- modèle utilisé.
Ouvrez une demande pour consulter le document et, si vous disposez du droit de gestion, son journal d'activité : création, signature de l'expéditeur et signature du destinataire.
Les demandes en attente peuvent être supprimées depuis la liste. Les documents signés sont conservés comme résultat final et peuvent être téléchargés au format PDF.
Résultat
Vous pouvez vérifier le résultat dans la vue de l'équipe ou à l'aide du statut indiqué dans les étapes précédentes.
Problèmes fréquents
Si une option n'apparaît pas, cela peut dépendre de vos autorisations, des modules actifs ou de la configuration de l'entreprise. Demandez à l'administration de vérifier votre accès ; il n'est pas nécessaire de recommencer la tâche ni de choisir une solution qui ne correspond pas à votre situation.