Bevor Sie beginnen
Vorlagen verwandeln Verträge, Einwilligungen und andere wiederkehrende Dokumente in einheitliche Unterschriftenvorgänge. Text, Variablen und Unterschriftenbereiche werden einmal vorbereitet; anschließend können berechtigte Personen die Vorlage unter Unterschriften wiederverwenden, ohne jedes Dokument neu aufzubauen.
Nur die Administration kann Vorlagen verwalten. Der Zugriff auf eine Vorlage ersetzt nicht die Berechtigung zum Erstellen oder Ansehen von Unterschriftenanfragen; jede Anfrage behält ihr eigenes Dokument und ihren eigenen Verlauf.
Eine Vorlage veröffentlichen
Wählen Sie im Formular den Status Veröffentlicht und speichern Sie. Nur veröffentlichte Vorlagen erscheinen beim Erstellen einer neuen Anfrage unter Unterschriften.
Die Veröffentlichung sendet noch keine Anfrage. Die startende Person muss weiterhin die Vorlage auswählen, ihre Felder ausfüllen, die richtigen Personen auswählen und das Ergebnis vor dem Senden prüfen.
Eine Vorlage archivieren
Bearbeiten Sie die Vorlage, ändern Sie den Status in Archiviert und speichern Sie, wenn sie für neue Anfragen nicht mehr verwendet werden soll. Das Archivieren verhindert neue Auswahlen, ohne historische Unterschriften mit dieser Vorlage zu löschen.
Verwenden Sie Entwurf für noch in Vorbereitung befindliche Inhalte und Archiviert für nicht mehr gültige Vorlagen. Ersetzen Sie nicht den gesamten Inhalt einer veralteten Vorlage, wenn nachvollziehbar bleiben muss, welche Fassung in welchem Zeitraum verwendet wurde.
Vorhandene Vorlagen prüfen und pflegen
Unter Unterschriftenvorlagen:
- prüfen Sie regelmäßig, welche Vorlagen weiterhin veröffentlicht sind;
- korrigieren Sie Fehler oder Variablen vor neuen Anfragen;
- archivieren Sie ersetzte, doppelte oder abgelaufene Fassungen;
- erstellen Sie bei wesentlichen Änderungen oder erforderlicher historischer Trennung eine neue Vorlage.
Änderungen wirken sich auf die künftige Verwendung aus. Prüfen Sie vor Bearbeitung oder Löschung, ob das Team die Vorlage in einem aktiven Prozess nutzt, und koordinieren Sie die Änderung mit den Verantwortlichen.
Ergebnis
Das Ergebnis können Sie in der Teamansicht oder anhand des in den vorherigen Schritten genannten Status prüfen.
Häufige Probleme
Wenn eine Option fehlt, kann dies an Ihren Berechtigungen, den aktiven Modulen oder der Unternehmenseinstellung liegen. Bitten Sie die Administration, den Zugriff zu prüfen; Sie müssen die Aufgabe weder wiederholen noch eine unpassende Alternative wählen.