Bevor Sie beginnen
Vorlagen verwandeln Verträge, Einwilligungen und andere wiederkehrende Dokumente in einheitliche Unterschriftenvorgänge. Text, Variablen und Unterschriftenbereiche werden einmal vorbereitet; anschließend können berechtigte Personen die Vorlage unter Unterschriften wiederverwenden, ohne jedes Dokument neu aufzubauen.
Nur die Administration kann Vorlagen verwalten. Der Zugriff auf eine Vorlage ersetzt nicht die Berechtigung zum Erstellen oder Ansehen von Unterschriftenanfragen; jede Anfrage behält ihr eigenes Dokument und ihren eigenen Verlauf.
Eine Vorlage manuell erstellen
- Öffnen Sie Unterschriftenvorlagen.
- Wählen Sie Neue Vorlage.
- Geben Sie einen Titel ein, der Dokument und Zweck eindeutig bezeichnet.
- Ergänzen Sie den Inhalt im Editor.
- Konfigurieren Sie die erforderlichen Unterschriften und speichern Sie.
Verwenden Sie eine eigene Vorlage, wenn Bedingungen, unterzeichnende Personen oder Rechtstext abweichen. Ein Name wie „Einwilligung Bildnutzung · DE · 2026“ ist leichter zu pflegen als „Neues Dokument“.
Ein PDF oder Bild analysieren
Liegt bereits ein gestaltetes Dokument vor, öffnen Sie Dokument analysieren und laden Sie eine PDF-, PNG-, JPEG- oder WebP-Datei hoch. Talento analysiert sie und erstellt einen bearbeitbaren Entwurf.
Die Analyse beschleunigt die Übernahme, prüft aber weder die rechtliche Richtigkeit noch garantiert sie, dass alle Felder korrekt erkannt wurden. Kontrollieren Sie vor der Veröffentlichung Text, Variablen, Daten und Unterschriftenbereiche.
Hinweis
Laden Sie nur Dokumente hoch, die das Unternehmen verarbeiten darf. Verwenden Sie keinen bereits unterzeichneten Vertrag oder eine Datei mit echten personenbezogenen Daten als Vorlage, wenn eine anonymisierte Fassung genügt.
Variablen und ausfüllbare Felder hinzufügen
Fügen Sie Variablen in geschweiften Klammern in den Inhalt ein. Talento erkennt diese üblichen Variablen automatisch:
-
{day},{month},{year}und{full_date}für das Datum; -
{receiver_name}und{receiver_id}für die empfangende Person; -
{sender_name}und{sender_id}für die absendende Person.
Sie können auch eigene Variablen wie {arbeitsort} oder {vereinbarter_betrag} verwenden. Talento wandelt sie in Felder um, die beim Vorbereiten der Anfrage ausgefüllt werden.
Verwenden Sie eindeutige Namen ohne echte Daten in den Klammern und prüfen Sie, dass jede Variable an der richtigen Stelle steht. Nach Änderung oder Entfernung einer Variable kontrollieren Sie das gesamte Dokument erneut.
Eine oder zwei Unterschriften konfigurieren
Wählen Sie am Ende der Vorlage die Struktur:
- Eine Unterschrift: Nur die empfangende Person unterzeichnet.
- Zwei Unterschriften: Absendende und empfangende Person unterzeichnen.
Geben Sie verständliche Bezeichnungen wie „Für das Unternehmen“ und „Mitarbeiterin oder Mitarbeiter“ ein. Die Auswahl bestimmt, wer die Anfrage unterzeichnen muss; verwenden Sie keine zweite Unterschrift, wenn sie nicht erforderlich ist.
Eine Vorlage vor der Verwendung prüfen
Bevor Sie die Vorlage dem Team bereitstellen:
- Prüfen Sie Titel, Text, Daten und rechtliche Verweise.
- Suchen Sie alle Ausdrücke in geschweiften Klammern und bestätigen Sie, dass sie beabsichtigte Variablen sind.
- Kontrollieren Sie, ob eine oder zwei Unterschriften erforderlich sind, und prüfen Sie ihre Bezeichnungen.
- Speichern Sie zunächst als Entwurf, wenn eine andere Person die Vorlage validieren soll.
- Erstellen Sie bei kritischen Dokumenten eine Testanfrage mit nicht sensiblen Daten.
Die Vorlage organisiert den technischen Ablauf, ersetzt aber nicht die erforderliche rechtliche oder arbeitsrechtliche Prüfung des Inhalts.
Ergebnis
Das Ergebnis können Sie auf der Konfigurationsseite, in der Übersicht oder anhand des in den vorherigen Schritten genannten Status prüfen.
Häufige Probleme
Wenn eine Option fehlt, prüfen Sie das aktive Modul, die konkrete Berechtigung und den Bereich des Datensatzes. Ist die Konfiguration korrekt und das Problem besteht fort, bewahren Sie die angezeigte Meldung auf und wenden Sie sich an den Support.