Avant de commencer
Les modèles transforment les contrats, les autorisations et les autres documents récurrents en demandes de signature homogènes. Vous préparez une fois le texte, les variables et les zones de signature ; les personnes autorisées peuvent ensuite réutiliser le modèle depuis Signatures sans reconstruire chaque document.
Seule l'administration peut gérer les modèles. L'accès à un modèle ne remplace pas les autorisations nécessaires pour créer ou consulter les demandes de signature, et chaque demande conserve son propre document et son historique.
Publier un modèle
Dans le formulaire, sélectionnez l'état Publié, puis enregistrez. Seuls les modèles publiés sont proposés lors de la création d'une nouvelle demande depuis Signatures.
La publication n'envoie aucune demande à elle seule. La personne qui lance une signature doit encore choisir le modèle, renseigner ses champs, sélectionner les bonnes personnes et vérifier le résultat avant l'envoi.
Archiver un modèle
Modifiez le modèle, passez son état à Archivé, puis enregistrez lorsqu'il ne doit plus servir pour de nouvelles demandes. L'archivage empêche les nouvelles sélections sans effacer l'historique des signatures qui ont utilisé ce modèle.
Utilisez Brouillon lorsque le contenu est encore en préparation et Archivé lorsqu'il n'est plus en vigueur. Ne recyclez pas un modèle obsolète en remplaçant tout son contenu si vous devez conserver une distinction claire entre les versions utilisées selon les périodes.
Contrôler et maintenir les modèles existants
Depuis Modèles de signature :
- vérifiez régulièrement quels modèles sont toujours publiés ;
- corrigez les coquilles ou les variables avant de lancer de nouvelles demandes ;
- archivez les versions remplacées, dupliquées ou expirées ;
- créez un nouveau modèle pour toute modification importante ou lorsqu'une séparation historique doit être conservée.
Les changements affectent les usages futurs du modèle. Avant toute modification ou suppression, vérifiez si l'équipe l'utilise dans un processus actif et coordonnez le changement avec les personnes responsables.
Résultat
Vous pouvez vérifier le résultat dans la vue de l'équipe ou à l'aide du statut indiqué dans les étapes précédentes.
Problèmes fréquents
Si une option n'apparaît pas, cela peut dépendre de vos autorisations, des modules actifs ou de la configuration de l'entreprise. Demandez à l'administration de vérifier votre accès ; il n'est pas nécessaire de recommencer la tâche ni de choisir une solution qui ne correspond pas à votre situation.