Prima di iniziare
I modelli trasformano contratti, autorizzazioni e altri documenti ricorrenti in richieste di firma coerenti. Prepari una sola volta testo, variabili e aree di firma; in seguito, le persone autorizzate possono riutilizzare il modello da Firme senza dover ricostruire ogni documento.
Solo l'amministrazione può gestire i modelli. L'accesso a un modello non sostituisce i permessi necessari per creare o consultare richieste di firma e ogni richiesta conserva il proprio documento e storico.
Pubblicare un modello
Nel modulo seleziona lo stato Pubblicato e salva. Solo i modelli pubblicati compaiono quando si crea una nuova richiesta da Firme.
La pubblicazione non invia alcuna richiesta. La persona che avvia una firma deve ancora scegliere il modello, completarne i campi, selezionare le persone corrette e controllare il risultato prima dell'invio.
Archiviare un modello
Modifica il modello, imposta lo stato Archiviato e salva quando non deve più essere usato per nuove richieste. L'archiviazione impedisce nuove selezioni senza eliminare le firme storiche che hanno usato quel modello.
Usa Bozza quando il contenuto è ancora in preparazione e Archiviato quando non è più valido. Se devi conservare con chiarezza quale versione è stata usata in ciascun periodo, non riutilizzare un modello obsoleto modificandone completamente il contenuto.
Controllare e gestire i modelli esistenti
- controlla periodicamente quali modelli sono ancora pubblicati;
- correggi refusi o variabili prima di avviare nuove richieste;
- archivia le versioni sostituite, duplicate o scadute;
- crea un nuovo modello quando la modifica è sostanziale o deve essere mantenuta una separazione storica.
Le modifiche influiscono sull'uso futuro del modello. Prima di modificare o eliminare, verifica se il team lo usa in un processo attivo e coordina il cambiamento con le persone responsabili.
Risultato
Potrai verificare il risultato nella vista del team o nello stato indicato nei passaggi precedenti.
Problemi frequenti
Se un'opzione non compare, potrebbe dipendere dai tuoi permessi, dai moduli attivi o dalla configurazione dell'azienda. Chiedi all'amministrazione di controllare l'accesso; non devi ripetere l'attività né scegliere un'alternativa non pertinente.