Før du går i gang
Skabeloner gør kontrakter, samtykker og andre dokumenter, der bruges igen og igen, til ensartede underskriftsanmodninger. Du forbereder tekst, variabler og underskriftsfelter én gang. Derefter kan personer med rettighed genbruge skabelonen fra Underskrifter uden at opbygge hvert dokument på ny.
Kun administrationen kan administrere skabeloner. Adgang til en skabelon erstatter ikke rettigheden til at oprette eller se underskriftsanmodninger, og hver anmodning bevarer sit eget dokument og sin egen historik.
Udgiv en skabelon
Vælg status Udgivet i formularen, og gem. Kun udgivne skabeloner vises, når en ny anmodning oprettes fra Underskrifter.
Udgivelse sender ikke i sig selv en anmodning. Den person, der starter en underskrift, skal stadig vælge skabelonen, udfylde felterne, vælge de rigtige personer og gennemgå resultatet før afsendelse.
Arkivér en skabelon
Rediger skabelonen, skift status til Arkiveret, og gem, når den ikke længere må bruges i nye anmodninger. Arkivering forhindrer nye valg uden at slette historiske underskrifter, der brugte skabelonen.
Brug Kladde, mens indholdet forberedes, og Arkiveret, når det ikke længere gælder. Genbrug ikke en forældet skabelon ved at erstatte alt indhold, hvis det skal være tydeligt, hvilken version der blev brugt i hver periode.
Gennemgå og vedligehold eksisterende skabeloner
Fra Signaturskabeloner kan du:
- gennemgå jævnligt, hvilke skabeloner der stadig er udgivet;
- rette fejl og variabler, før nye anmodninger startes;
- arkivere erstattede, duplikerede eller udløbne versioner;
- oprette en ny skabelon ved væsentlige ændringer eller behov for historisk adskillelse.
Ændringer påvirker den fremtidige brug af skabelonen. Kontrollér før redigering eller sletning, om teamet bruger den i en aktiv proces, og koordinér ændringen med de ansvarlige.
Resultat
Du kan kontrollere resultatet i teamvisningen eller i den status, der er angivet i trinnene ovenfor.
Almindelige problemer
Hvis en mulighed ikke vises, kan det skyldes dine rettigheder, de aktive moduler eller virksomhedens konfiguration. Bed administrationen kontrollere adgangen. Du behøver ikke gentage opgaven eller vælge en anden løsning, som ikke passer til situationen.