Abans de començar
Les plantilles converteixen contractes, autoritzacions i altres documents repetitius en sol·licituds de signatura coherents. Prepares una vegada el text, les variables i les zones de signatura; després, les persones autoritzades poden reutilitzar la plantilla des de Signatures sense reconstruir cada document.
Només administració pot gestionar plantilles. L'accés a una plantilla no substitueix els permisos per crear o consultar sol·licituds de signatura, i cada sol·licitud conserva el seu document i historial propis.
Publicar una plantilla
Al formulari selecciona l'estat Publicada i desa. Només les plantilles publicades apareixen en crear una sol·licitud nova des de Signatures.
Publicar no envia cap sol·licitud per si sol. La persona que inicia una signatura encara ha de triar la plantilla, completar-ne els camps, seleccionar les persones correctes i revisar el resultat abans d'enviar-la.
Arxivar una plantilla
Edita la plantilla, canvia l'estat a Arxivada i desa quan ja no s'hagi de fer servir en sol·licituds noves. Arxivar evita seleccions noves sense esborrar les signatures històriques que van fer servir aquesta plantilla.
Fes servir Esborrany quan el contingut encara està en preparació i Arxivada quan ha deixat d'estar vigent. No reutilitzis una plantilla obsoleta canviant-ne tot el contingut si necessites conservar clarament quina versió es va fer servir en cada període.
Revisar i mantenir plantilles existents
Des de Plantilles de signatura:
- revisa periòdicament quines continuen publicades;
- corregeix errates o variables abans d'iniciar sol·licituds noves;
- arxiva versions substituïdes, duplicades o vençudes;
- crea una plantilla nova quan el canvi sigui material o calgui conservar una separació històrica.
Els canvis afecten l'ús futur de la plantilla. Abans d'editar-la o eliminar-la, comprova si l'equip la fa servir en un procés actiu i coordina el canvi amb les persones responsables.
Problemes freqüents
Si no apareix una opció, pot dependre dels teus permisos, dels mòduls actius o de la configuració de l'empresa. Demana a administració que revisi aquest accés; no cal que repeteixis la tasca ni que triïs una alternativa que no correspon.