Antes de empezar
Las plantillas convierten contratos, autorizaciones y otros documentos repetitivos en solicitudes de firma coherentes. Preparas una vez el texto, las variables y las zonas de firma; después, las personas autorizadas pueden reutilizar la plantilla desde Firmas sin reconstruir cada documento.
Solo administración puede gestionar plantillas. El acceso a una plantilla no sustituye los permisos para crear o consultar solicitudes de firma, y cada solicitud conserva su propio documento e historial.
Publicar una plantilla
En el formulario selecciona el estado Publicada y guarda. Solo las plantillas publicadas aparecen al crear una nueva solicitud desde Firmas.
Publicar no envía ninguna solicitud por sí mismo. La persona que inicia una firma todavía debe elegir la plantilla, completar sus campos, seleccionar a las personas correctas y revisar el resultado antes de enviarlo.
Archivar una plantilla
Edita la plantilla, cambia el estado a Archivada y guarda cuando ya no deba utilizarse en solicitudes nuevas. Archivar evita nuevas selecciones sin borrar las firmas históricas que utilizaron esa plantilla.
Utiliza Borrador cuando el contenido todavía está en preparación y Archivada cuando ha dejado de estar vigente. No reutilices una plantilla obsoleta cambiando todo su contenido si necesitas conservar claramente qué versión se utilizó en cada periodo.
Revisar y mantener plantillas existentes
Desde Plantillas de firma:
- revisa periódicamente cuáles siguen publicadas;
- corrige erratas o variables antes de iniciar nuevas solicitudes;
- archiva versiones sustituidas, duplicadas o vencidas;
- crea una plantilla nueva cuando el cambio sea material o deba conservarse una separación histórica.
Los cambios afectan al uso futuro de la plantilla. Antes de editar o eliminar, comprueba si el equipo la utiliza en un proceso activo y coordina el cambio con las personas responsables.
Resultado
Podrás comprobar el resultado en la vista del equipo o en el estado indicado en los pasos anteriores.
Problemas frecuentes
Si una opción no aparece, puede depender de tus permisos, los módulos activos o la configuración de la empresa. Pide a administración que revise ese acceso; no necesitas repetir la tarea ni elegir una alternativa que no corresponda.