Bevor Sie beginnen
Mit E-Mail-Vorlagen verwenden Sie häufige Nachrichten wieder, ohne den Inhalt jedes Mal zu kopieren. Die Administration bereitet internen Namen, Betreff und Nachrichtentext vor. Danach können Personal und Recruiting die Vorlage bei Eintritten, Austritten, Phasen des Auswahlverfahrens und Angeboten an Bewerbende auswählen.
Talento ersetzt die Variablen, sobald die Vorlage verwendet wird. Wer eine Nachricht versendet oder den Prozess einrichtet, muss Empfänger und Ergebnis stets prüfen – besonders dann, wenn Angaben fehlen können.
Vorlagen für Mitarbeitende verwenden
Mit Mitarbeitervariablen personalisieren Sie Nachrichten anhand von Name, Stelle, Führungskräften, Team, Standort, Unternehmen und Eintrittsdatum. Sie werden vor allem verwendet, wenn eine Aktion im Ein- oder Austrittsprozess eine Benachrichtigung versendet.
Prüfen Sie vor der Wiederverwendung, ob die Mitarbeiterakte alle im Text benötigten Angaben enthält. Fehlt eine Führungskraft oder ein Standort, bleibt die zugehörige Variable leer.
Vorlagen für Bewerbungen verwenden
Recruiting kann eine Vorlage bei der Konfiguration von Benachrichtigungen für Stellenangebotsphasen und beim Erstellen eines Angebots für eine Bewerbung auswählen. Verwenden Sie die speziellen Variablen für Bewerbende, Stellenangebot, Vertrag, Gehalt und Daten nur in diesen Kontexten.
Prüfen Sie Beträge, Dauer, Ablaufdatum und Vertragsbedingungen besonders sorgfältig. Die Vorlage erleichtert die Formulierung; die Werte stammen jedoch aus dem konkreten Prozess und müssen mit dem genehmigten Angebot übereinstimmen.
Vorlagen mit Ein- und Austritten verknüpfen
Fügen Sie in einer Onboarding- oder Offboarding-Vorlage eine Aktion zum Versenden einer Benachrichtigung hinzu oder bearbeiten Sie diese und wählen Sie die passende E-Mail-Vorlage. Erreicht der Prozess diese Aktion, verwendet Talento die konfigurierte Nachricht mit den Angaben der Person.
Prüfen Sie Ausführungszeitpunkt, Empfänger und Sprache. Eine korrekte Vorlage kann bei einer falschen Aktion Informationen zu früh oder an den falschen Personenkreis senden.
Eine Vorlage vor Änderung oder Löschung prüfen
Bevor Sie eine Vorlage bearbeiten oder löschen:
- Ermitteln Sie, welche Auswahlphasen, Angebote sowie Ein- oder Austrittsaktionen sie verwenden.
- Klonen Sie sie, wenn ein Ersatz vorbereitet werden soll, ohne die aktuelle Nachricht zu verändern.
- Aktualisieren Sie die Prozesse, die künftig die neue Fassung verwenden sollen.
- Testen Sie mit kontrollierten Daten und prüfen Sie Betreff, Variablen und Sprache.
- Löschen Sie die alte Vorlage erst, wenn sie nicht mehr benötigt wird.
Änderungen werden in allen Prozessen verwendet, die auf diese Vorlage verweisen. Koordinieren Sie sie, damit keine aktive Automatisierung einen noch unvollständigen Text versendet.
Ergebnis
Die ausgewählte Vorlage ist mit dem vorgesehenen Prozess verknüpft und wird mit den Daten der jeweiligen Person oder Bewerbung verwendet.
Häufige Probleme
Fehlt eine Option, prüfen Sie das aktive Modul, die konkrete Berechtigung und den Geltungsbereich des Datensatzes. Besteht das Problem trotz korrekter Konfiguration weiter, notieren Sie die angezeigte Meldung und wenden Sie sich an den Support.